مبادئ إدارة الأعمال
التوظـــيف Staffing:
التوطيف يشمل العديد من الأشياء أكثر من مجرد ملئ أستمارة التعيين. التوظيف يتضمن مطابقة الأحتياجات من الموظفين طويلة أو قصيرة الأجل مع مجموعة مهارات المترشحين للوظيفة.
معدل دوران الموظفين Employee Turnover:
فى بعض النواحى يكون بطئ معدل دوران الموظفين فى الأدارة أفضل. إن إستقرار الموظفين، والأنتاجية العالية دائماً ما يكونوا متلازمين. ولكن معدل دوران الموظفين المتكرر هو من حقائق الحياة. لا يهم مدى كفاءتك كمشرف، فبين الحين والأخر قد تفاجأ بأن أحد الموظفين المهمين يقدم لك أستقالته. الترقيات أو التنقلات مع أنها تكون مفيدة للشركة، إلا انها قد تكون مشكلة كبيرة للمشرف. التغيرات فى الموظفين تمثل تحدى كبير لكل المشرفين.
إجراءات التوظيف The Staffing Process:
إن طبيعة القوى العاملة تتغير. فمعدلات الانفصال بين الأزواج تتزايد. متوسط الاعمال كذلك يرتفع نتيجة التقدم فى مجال الطب، وبالتالى يصبح الموظفين مهتمين بخدمات رعاية المسنين. أباء وامهات جدد ينضمون لسوق العمل ولهذا يكثر الطلب على الأجازات من اجل رعاية الأبناء. وبصفتك مشرف يجب عليك أن تعرف كل الظروف المحيطة بعملية التوظيف والموظفين.
حينما تصبح احد الوظائف شاغرة فى الشركة، يبدأ المشرف المسئول عن عملية التوظيف فى سؤال نفسه عدد من الأسئلة:
• ما مدى أهمية الوظيفة التى أصبحت شاغرة؟
• هل يمكن توزيع المهام على الموظفين الموجودين حالياً؟
• ما المهارات المفقودة بين الموظفين الموجودين حالياً؟
• ما نوعية الموظف الجديد الذى تؤدى مشاركته إلى زيادة الانتاجية؟
• هل يتم تدريب احد الموظفين ليحل مكانى كمشرف؟
إن من وظائف أى مشرف، هى تعيين، تدريب، والمحافظة على ترابط وانتاجية فريق العمل فى أعلى قدر ممكن. وهذا ليس هدف سهل الوصول اليه.
التزم بالقوانين:
يجب أن تلتزم بالقوانين أثناء أجراءات التعيين. إن الجنس، العرق، والعمر ليس لها تأثير على كيفية أداء الموظف لمهام وظيفته ولا يمكن ان تكون عامل مؤثر أثناء عملية الاختيار للتوظيف. يجب أن توظف أفضل العناصر للوظيفة المتاحة. الأشخاص ذوى الأعاقة يجب النظر إليهم بصورة متساوية مع الأخرين، والنظر إلى ما يمكن أن يقدموه ومدى مشاركتهم فى الأنتاجية.
دقق فى البيانات:
إن فحص طلبات التعيين المكتوبة، والمقابلات الشخصية يجب أن تتم بهدوء وتروى. كلما زادت العجلة فى أنهاء أجراءات التعيين، كلما زادت أحتمالية حدوث اخطاء، وكان الحكم على المتقدمين غير موضوعى.
راجع أحتياجاتك:
مع أقتراب وقت المقابلة، راجع الكفاءات التى تبحث عنها فى المتقدمين لشغل الوظيفة، (الكفاءة هى المهارة التى يمكن ملاحظتها أو قياسها)، وأعد قائمة بالأسئلة التى تنوى أن تسألها. هذه الأسئلة ستخبرك عن الخبرات السابقة للمتقدمين لشغل الوظيفة. يجب عليك أيضاً أن تجهز المعلومات التى تود تقديمها للمتقدمين للوظيفة عن الشركة وعن الوظيفة المتقدمين لها (سواء كانت معلومات طيبة أو سيئة). يجب عليك أن تدون أى ملاحظات خلال إجراء المقابلة الشخصية.
أساليب إجراء المقابلات الشخصية Interviewing Techniques:
1. دع المتقدم لشغل الوظيفة يشعر بالراحة حتى تحصل منه صورة حقيقية عن كيفية تصرفه فى الوظيفة المتقدم لشغلها.
2. شجعه على التحدث، عن طريق توجيه الأسئلة المناسبه له حتى تتعرف عن مدى امكانية مساهمته فى الوظائف بالادارة لديك.
3. أعطه مساحة من الوقت ليسأل ما يريد من الأسئلة.
4. تاكد من صحة البيانات التى كتبها فى نموذج طلب التوظيف، خاصة البيانات المتعلقة بالتدريب والخبرات السابقة.
نماذج من أسئلة المقابلات الشخصية:
بعض الأسئلة الشائعة التى يتم طرحها أثناء إجراء المقابلات الشخصية، والهدف منها هى أعطاء الفرصة للمتقدم لشغل الوظيفة للتحدث حتى تستطيع جمع اكبر قدر ممكن منالمعلومات عنه، حتى يكون حكمك عليه بناء على أكبر قدر من المعلومات التى أستطعت أن تعرهف اعنه أثناء أجراء المقابلة الشخصية:
1. لماذا تريد أن تعمل فى هذه الشركة تحديداً؟
2. ما هو مستوى مهاراتك؟
3. ما الذى تستطيع تقديمه للشركة؟
4. لماذا تعتقد انه ينبغى لنا أن نقوم بتوظيفك لدينا؟
5. لماذا تركت اخر وظيفة كنت تعمل بها؟
6. ما هى نقاط ضعفك؟
7. أخبرنى عن تجربتك فى عملك السابق؟
8. أخبرنى عن أحد المرات التى قمت فيها بعمل التالى:
a. حل أحد المشاكل بسرعة.
b. اتخذت قراراً مهماً.
c. أوصلت خبر سيئ لمديرك.
d. قمت بعمل تغيير غير متوقع.
e. أنجزت عمل فى وقت محدد.
f. نظمت حدث ما.
g. قمت بحل سوء تفاهم مع مديرك.
يجب أن تحرص على أن تسأل نفس الأسئلة لكل المتقدمين، حتى يحصل كل شخص على فرصة متساوية، وحتى تستطيع ان تقارن بين المتقدمين على أسس متساوية. يجب عليك أن تتجنب الأسئلة ذات الطابع الشخصى جداً، أو الأسئلى التى تربك وتشتت المتقدم لشغل الوظيفة.
لا تسأل أسئلة ذات طبيعة عنصرية أو تبعث على التمييز. مثل الأسئلى التى تتعلق بالدين والعقائد.
التعاون: هل المتقدم على استعداد لبذل مجهود للأننصهار وسط فريق العمل الموجود.
السلوكيات الشخصية: هل سلوك المتقدم الشخصي جيد أو سيئ؟ هل يمتلك الرغبة الفعلية فى الأنتاج؟
المهارات: هل يمتلك المتقدم المهارات اللازمة ليشغل هذه الوظيف؟
الأستمرارية: هل يبحث المتقدم للوظيفة عن وظيفة ثابتة أم مؤقتة؟
الأهتمام: هل يبدى المتقدم الاهتمام الكافى بشغل الوظيفة؟
إنهاء المقابلة الشخصية:
من المهم أن تنهى المقابلة الشخصية فى جو دوى، وبدون أن تعطى وعود زائفة للمتقدم. إن الألتزام المناسب فى مثل هذه الحالات هو: "سنتخذ القرار بنهاية الاسبوع المقبل. إذا لم نتصل بك فى هذا التوقيت، سنكون شاكرين لك أهتمامك بالتقدم لشغل الوظيفة لدينا، ونحن نحتفظ بملفك فى السجلات لدينا فى حالة احتجناها فى المستقبل."
فى جميع الحالات، يكون من الصعب أتخاذ القرار النهائى. يفضل أخذ رائى أحد الخبراء خصوصاً فى حالة تساوى مرشحين أثنين فى الكفاءات.
تبديل ودوران الموظفين Shifting and Rotating Staff:
إن تخصيص أدوار مختلفة للموظفين بهدف التدريب والتحفيز، هو تدريب جيد لهم ويؤدى إلى زيادة انتاجية الأدارة بشكل ملموس. الموظفين اللذين يبقون فى وظائفهم لفترة طويلة غالباً ما يعانون من نقص الأنتاجية. ولكن عندما يعطون مسئوليات جديدة فأن سلوكياتهم تتغير وتبدأ مشاركتهم فى الأنتاجية فى الزيادة.
أى تبديل بسيط فى الوظائف غالباً ما يؤدى إلى فائدة للموظفين وللشركة نفسها وهذا بسبب الخبرة التى يكتسبها الموظفين ويصبح جاهزاً لأى ترقيات فى المستقبل.
القواعد التى يجب أتباعها أثناء نقل وتدوير الموظفين:
1. ناقش التغييرات المقترحة مستقبلاً مع كل الأطراف المعنية.
2. تجنب أجبار الموظفين على تلقى تعليمات.
3. اعط المزيد من التدريبات عند الضرورة.
4. أعط كل الموظفين فرص متساوية.
5. تجنب التغيير من اجل التغيير فقط، التغيير يجب ان يكون مفيد للموظف والشركة.
6. قدم الثناء والشكر للموظفين اللذين ساهموا فى عمل التعديلات.
النقل Transferring:
عندما يستشعر المشرف بأنه لديه مشكلة مع احد الموظفين، فأن أول ما يتبادر إلى ذهنه هو نقل الموظف إلى ادارة أخرى داخل نفس الشركة. فى حالة أن يكون هناك خلاف بين المدير وبين الموظف، فقد يكون هذا النقل مقبول.
ولكن اجراء عملية النقل للتخلص من الموظف الذى يسبب المشاكل، ليس من الأحترافيه فى شيئ. لأن نقل الموظف لأدارة أخرى سيسبب أيضا مشاكل لمدير الأدارة الجديدة التى سينتقل إليها هذا النوظف المشاغب.
إذا جاء طلب النقل من الموظف نفسه وكان هذا الموظف ليس من النوعية التى تفتعل المشاكل، فهذا وضع اخر. فربما أحد الموظفين لديك لا يستطيع التعامل مع أسلوبك فى الأدارة. أذا حدث هذا لا تأخذ طلب النقل بمحمل شخصى. فأنه ليس من المتوقع أن يكون أسلوبك فى الأدارة مناسب لجميع الموظفين. فى هذه الحلة فأن قرار النقل يكون مناسباً لكل الأطراف.
الوظائف بوقت عمل جزئى Part-time Jobs:
تتميز الوظائف بوقت عمل جزئى بالتالى:
1. المرتبات أقل.
2. المميزات الاساسية هى التى تعطى للموظف فقط.
3. الموظفين بوقت جزئى يمثل وعاء للتوظيف يمكن الأستعانه به عند الضرورة.
4. التأمين بالنسبة للموظف أقل من الوظائف العادية.
فن التخطيط والتنظيم:
الخطط المرنة، فترات الذروة، والحاجة إلى موائمة ساعات العمل للناس ذوى المهارات الخاصة، هى من التحديات التى تواجه اى مدير أو مشرف. معظم المشرفين خاصة اللذين يديرون موظفين بوقت عمل جزئى، غالبا ما يستخدمون برامج كمبيوتر خاصة بتنظيم وقت العمل، وعمل جداول أسبوعية للأعمال المطلوب أنجازها وتوزيع هذه الأعمال على الموظفين بحيث لا يتم تحميل أحد الموظفين دون غيره بأعمال زائدة أو أضافية، كذلك توزيع الأعمال الصعبة على الموظفين من ذوى المهارات العالية.
بمجرد أن يتم طباعة وتوزيع جدول العمل الأسبوعى فأنه يكون قد تم أقراره. التعديلات على جدول العمل يكون مسموح بها ولكن فى ظروف معينة وأستثنائية فقط.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق