أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP

تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning - ERP) بتوحيد وتبسيط وتكامل إجراءات وخطوات العمل Business Processes لكل ادارات العمل بالشركة، مثل الادارة المالية، ادارة المشتريات، ادارة البيع والتوزيع، وغيرها من الإدارات.

إليك ما تحتاج إلى معرفته عن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning - ERP).

فى هذا المقال نغطى العديد من المواضيع المهمة التى تتعلق بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات. المواضيع التى سيتم تغطيتها هى:

• ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
• النشأة والتطور
• ما هى المميزات الرئيسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
• كيف يتم تصنيف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
• ما هو نظام ERP المناسب لمؤسستك؟
• لماذا تنفذ الشركات نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
• ما هى فوائد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
• هل يضيف نظام ERP قيمة لكل مؤسسة؟
• تنظيم فريق تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
• ما هى الخطوات الرئيسية فى تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات
• كم من الوقت سيستغرق تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟
• ما هى التكاليف المخفية لتخطيط موارد المؤسسات؟
• متى سترى المؤسسة عائد استثمارها في تخطيط موارد المؤسسات؟
• لماذا تفشل مشروعات تخطيط موارد المؤسسات؟
• ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات على السحابة؟
• ماذا يحمل المستقبل لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
• كيف تختلف أنظمة ERP و CRM ؟

بما ان أن هذا المقال طويل فتم تقسيمه على جزأين، وسيتم نشرهما بالتتابع إن شاء الله.

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات؟ 

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP هى فئة من برامج إدارة الأعمال - عادة ما تكون عبارة عن مجموعة من التطبيقات المتكاملة - التى يمكن للمؤسسة استخدامها لجمع وتخزين وإدارة وتفسير البيانات الناتجة من الأنشطة التجارية العديدة للمؤسسة.

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هى الإدارة المتكاملة لأنظمة العمل الأساسية core business processes، ويتم هذا بواسطة البرمجيات والتكنولوجيا. يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات نظرة متكاملة ومتواصلة لأنظمة العمل الأساسية وذلك باستخدام قواعد البيانات المشتركة common databases التى يتم ادارتها بواسطة نظام إدارة قواعد البيانات database management system.

تراقب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، موارد الأعمال business resources مثل (النقدية، المواد الخام، والمقدرة الإنتاجية) وكذلك تراقب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، الالتزامات التجارية business commitments مثل (طلبات العملاء وأوامر الشراء وكشوف المرتبات).

تقوم التطبيقات التى يتكون منها نظام تخطيط موارد المؤسسات بمشاركة البيانات بين إدارات المؤسسة المختلفة مثل (التصنيع، المشتريات، المبيعات، والحسابات، وما إلى ذلك)، وتسهيل تدفق المعلومات فيما بينها، كما انها تعمل على إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة الخارجيين.

برمجيات نظم الشركات هى صناعة بمليارات الدولارات تُنتج مكونات الهدف منها هو تدعيم مجموعة متنوعة من وظائف الأعمال.
فى المؤسسات التى تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها أصبحت استثمارات تكنولوجيا المعلومات تمثل الفئة الأكبر من النفقات الرأسمالية فى الأعمال التجارية لهذه المؤسسات وذلك خلال العقد الماضى.

فى الماضى ركزت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على الشركات الكبيرة، إلا أنه فى الوقت الحاضر نجد ان عدد المؤسسات المتوسطة الحجم وكذلك الصغيرة التى تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات فى تزايد مستمر.

يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات الأنظمة المتنوعة داخل المؤسسة، ويسهل تسجيل المعاملات Transactions على هذا النظام بشكل خالى من الأخطاء ، وبالتالى يعزيز من كفاءة المؤسسة.

إن تطوير نظام تخطيط موارد المؤسسات يختلف عن تطوير النظام التقليدى. تعمل أنظمة ERP على مجموعة متنوعة من أجهزة الكمبيوتر والشبكات المختلفة فى مواصفاتها وإمكانياتها، وعادة ما تستخدم قاعدة بيانات كمستودع للمعلومات information repository.

تقوم برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتوحيد، تبسيط، وتكامل إجراءات وخطوات العمل Business Processes لكل ادارات العمل بالشركة مثل الادارة المالية، ادارة الموارد البشرية، ادارة المشتريات، ادارة البيع والتوزيع، وغيرها من الإدارات. 

النشأة والتطور 

فى عام 1990 ، أنشأت غارتنر مصطلح تخطيط موارد المؤسسات ERP لوصف تطور أنظمة تخطيط متطلبات المواد materials requirements planning (MRP) وأنظمة تخطيط موارد التصنيع manufacturing resource planning (MRP II) حيث توسعت هذه المفاهيم إلى ما هو أبعد من التصنيع داخل الشركات والمؤسسات ، ليحتوى على أنظمة لإدارة العمليات المالية، وأنظمة لإدارة الموارد البشرية.

بحلول منتصف التسعينات أصبحت لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات القدرة على التعامل مع جميع وظائف المؤسسة الأساسية. كما بدأت الحكومات والمنظمات غير الربحية فى استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

تطورت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بسرعة خلال التسعينات استجابة لـمشكلة عام 2000 Y2K وكذلك لظهور عملة جديدة فى أوروبا وهى اليورو. قدمت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات طريقة فعالة من حيث التكلفة لاستبدال الأنظمة القديمة المتعددة (التى ظهرت بها مشكلة عام 2000) بحزمة موحدة يمكنها أيضاً معالجة هذه المشكلات.

فى البداية ركزت أنظمة ERP على أتمتة وظائف المكتب الخلفى back office functions التى لا تؤثر بشكل مباشر على العملاء والجمهور. وفى وقت لاحق عندما سهلت الإنترنت التواصل مع الأطراف الخارجية تم إدماج وظائف المكتب الأمامى front office functions التى تتعامل بشكل مباشر مع العملاء، مع أنظمة ERP. مثل إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو أنظمة الأعمال الإلكترونية مثل التجارة الإلكترونية، الحكومة الإلكترونية، الاتصالات الإلكترونية، والتمويل الإلكترونى - أو إدارة علاقات الموردين (SRM).

ظهر مصطلح ERP II فى عام 2000 فى مقال نشرته مؤسسة Gartner Publications بعنوان ERP Is Dead - Long Live ERP II. يصف هذا المقال برنامج قائم على الويب web–based software يوفر الوصول فى الوقت الحقيقى إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لكل من الموظفين والشركاء (مثل الموردين والعملاء).

ERP II يوسع دور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية، وذلك بالاستغلال الأمثل لموارد المؤسسة، ومعالجة الحركات. فبدلاً من مجرد إدارة عمليات الشراء والبيع، إلخ. - يدعم نظام تخطيط موارد المؤسسات الثانى ERP II المعلومات فى الموارد الموجودة تحت إدارته لمساعدة المؤسسة فى التعاون مع المؤسسات الأخرى.

نظام تخطيط موارد المؤسسات الثانى ERP II أكثر مرونة من الجيل الأول من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات. بدلا من حصر قدرات نظام تخطيط موارد المؤسسات داخل المنظمة، فإنه يتجاوز جدران الشركات للتفاعل مع النظم الأخرى.
 Enterprise application suite هو اسم بديل لهذه الأنظمة.

تُستخدم أنظمة ERP II عادة لتفعيل التعاون بين المنظمات الشريكة فى العمل، مثل إدارة سلسلة التوريد supply chain management (SCM)، وإدارة علاقات العملاء customer relationship management (CRM) ، وذكاء الأعمال business intelligence (BI).

من خلال استخدام مختلف تقنيات الأعمال الإلكترونية. يبذل المطورون الآن مزيدًا من الجهد لدمج الأجهزة المحمولة مع نظام ERP.
يقوم موردو ERP بتوسيع ERP لكى يصبح لها القدرة على التعامل مع هذه الأجهزة بالاضافة إلى تطبيقات الأعمال الأخرى.
يغطى تخطيط موارد المؤسسات الآن المزيد من الوظائف والأدوار - بما في ذلك صنع القرار ، وعلاقات أصحاب المصلحة ، والتوحيد القياسى ، والشفافية ، والعولمة ، إلخ. 

ما هى المميزات الرئيسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟ 

يختلف حجم scale ونطاق Scope ووظائف Functions أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بشكل كبير. ومع ذلك، فإن معظم برامج ERP تتميز بالخصائص التالية:

• التكامل على مستوى المؤسسة: 
يتم التكامل بين إجراءات العمل عبر الأقسام المختلفة ووحدات الأعمال. على سبيل المثال، عندما يتم عمل طلب مبيعات جديد (Sales Order) فانه يقوم تلقائياً بفحص حد أئتمان العميل، والاستعلام عن توفر المنتج، ويقوم بتحديث جدول خطه التوزيع distribution schedule. وبمجرد أن يتم شحن الطلب، فانه يتم إصدار فاتورة تلقائياً.

• العمليات في الوقت الحقيقى (أو بالقرب من الوقت الحقيقى): 
بما أن العمليات في المثال أعلاه تحدث في غضون ثوانٍ قليلة من استلام طلب المبيعات، فانه يتم تحديد المشكلات بسرعة، مما يمنح البائع مزيداً من الوقت لتصحيح الموقف.

• قاعدة بيانات مشتركة:
كانت قاعدة البيانات المشتركة واحدة من المزايا الأولية لانظمة تخطيط موارد المؤسسات. فهى تسمح بتعريف البيانات مرة واحدة للمؤسسة وبعد ذلك تستخدم كل الاقسام نفس التعريف. يجب على الأقسام أن تتوافق مع معايير البيانات المشتركة المعتمدة وقواعد التعديل على البيانات المشتركة. فى حين تستمر بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في الاعتماد على قاعدة بيانات واحدة ، يقوم البعض الآخر بتقسيم قاعدة البيانات الفعلية لتحسين الأداء.

• مظهر وملمس متناسقين: 
أدرك بائعو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أن البرمجيات ذات واجهة المستخدم الثابتة تقلل من تكاليف التدريب وتبدو أكثر احترافية. 

كيف يتم تصنيف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟ 

تصنف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات عادة فى طبقات على أساس حجم وتعقيد المشاريع المقدمة. المستويات النموذجية تشمل:

الفئة الأولى Tier I:
تدعم أنظمة ERP من الفئة الأولى المؤسسات العالمية الكبيرة وتتعامل مع جميع قضايا التدويل، بما في ذلك العملة واللغة والحروف الأبجدية والرمز البريدى وقواعد المحاسبة وما إلى ذلك.

منذ عقود، تم اعتبار Oracle و SAP من أنظمة الفئة الأولى. وعلى الرغم من أن أنظمة شركات Microsoft و Infor هما من المنافسين الأكثر حداثة إلا أنهما يصنفان في كثير من الأحيان فى الفئة الأولى كذلك.

الفئة الأولى Tier I للجهات الحكومية:
أنظمة الفئة الأولى المخصصة للجهات الحكومية، ﺗدﻋم اﻟوﮐﺎﻻت اﻟﺣﮐوﻣﯾﺔ اﻟﮐﺑﯾرة. يدعم هؤلاء البائعين الفروق الدقيقة في المحاسبة الحكومية والموارد البشرية والمشتريات. تعتبر Oracle و SAP و CompuServe’s PRISM من أنظمة الفئة الأولى المخصصة للجهات الحكومية وتأتى بعدهم كلا من Infor و CGI’s Momentum.

الفئة الثانية Tier II:
تدعم أنظمة ERP من المستوى الثانى المؤسسات الكبيرة التى قد تعمل فى عدة بلدان ولكنها تفتقر إلى الوصول العالمى.
عملاء Tier II يمكن أن يمثلوا كيانات أو وحدات أعمال مستقلة أو وحدات عمل تابعة للشركات العالمية الكبرى.
معظم هذه التطبيقات لديها بعض التدويل لكنها لا تصل إلى المستوى الأول.

الفئة الثانية Tier II للجهات الحكومية:
ﺗرﮐز أنظمة ﺗﺧطﯾط اﻟﻣﺷﺎرﯾﻊ اﻟﺣﮐوﻣﯾﺔ ﻣن اﻟﻣﺳﺗوى الثانى ﻋلى ﺣﮐوﻣﺎت اﻟوﻻﯾﺎت واﻟﻣﺣﻟﯾﺎت. تقع Tyler Technologies و UNIT4 في هذه الفئة.


الفئة الثالثة Tier III:
تدعم أنظمة ERP من المستوى الثالث المؤسسات متوسطة المستوى. معظمهم يتعاملون مع عدد قليل من اللغات والعملات.


الفئة الرابعة Tier IV:
تم تصميم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات من المستوى الرابع للشركات الصغيرة. غالباً ما تركز أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المصممة للمؤسسات الصغيرة على الأنظمة المحاسبية فقط ولا يعتبرها متخصصى تكنولوجيا المعلومات نظام متكامل لتخطيط موارد المؤسسات.


أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المبنية على السحابة Cloud ERP:
هذه الأنظمة تنمو بسرعة كبيرة. يقدم العديد من البائعين إصداراً سحابياً لمنتجهم. وتركز الأنظمة الجديدة منها على معايير الأمان، والفصل بين الواجبات الوظيفية، والمعايير الحديثة، ودعم التشريعات الحديثة.

يمكن أن تكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات إما خاصة أو مجانية ومفتوحة المصدر. تم تصميم معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المفتوحة للمنظمات الصغيرة أو التعليم العالى. العديد منهم تقدم وظائف قليلة أعلى من الحسابات المالية. 

ما هو نظام ERP المناسب لمؤسستك؟ 

اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات هو من بين القرارات الأكثر تحديا التي تواجه قادة تكنولوجيا المعلومات. بالإضافة إلى معايير المستويات والفئات التى سبق توضيحها أعلاه، هناك مجموعة واسعة من المميزات والقدرات التى يجب وضعها فى الاعتبار. 

لماذا تنفذ الشركات نظام تخطيط موارد المؤسسات؟ 

تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على تحسين كفاءة وفاعلية المؤسسات من خلال:

تكامل المعلومات المالية:
بدون نظام متكامل، تحتاج الأقسام الفردية مثل المالية والمبيعات وما إلى ذلك، إلى الاعتماد على أنظمة منفصلة، من المرجح أن يكون لكل منها أرقام مختلفة للأرباح والمصاريف. ينتهى الأمر بأن الموظفون على جميع المستويات بيقضون معظم الوقت فى محاولة التوفيق بين الأرقام بدلاً من مناقشة كيفية تحسين المؤسسة.

دمج الاوامر:
ينسق ERP عمليات طلبات العملاء، عمليات التصنيع، عمليات المخازن وجردها، المعاملات المحاسبية، وعمليات البيع والتوزيع. عندما يتم عمل كل هذه المعاملات من خلال نظام واحد متكامل فان ذلك يكون أبسط بكثير وأقل عرضة للخطأ من سلسلة من الأنظمة المنفصلة لكل خطوة فى هذه العملية.

تقديم رؤية ثاقبة من خلال معلومات العملاء:
تتضمن معظم نظم ERP أدوات CRM لتتبع جميع تفاعلات العملاء. إن اقتران هذه التفاعلات مع المعلومات حول الطلبات والتسليمات والمرتجعات وطلبات الخدمة ، وما إلى ذلك ، يوفر نظرة ثاقبة عن سلوك واحتياجات العملاء.

توحيد وتسريع التصنيع:
غالباً ما تجد شركات التصنيع، خاصة تلك التي تتمتع بشهية لعمليات الاندماج والاستحواذ، أن العديد من وحدات العمل business units تقوم بعمل أدوات متشابهة باستخدام أساليب وأنظمة كمبيوتر مختلفة. يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات توحيد وأتمتة عمليات التصنيع والعمليات الداعمة. يعمل هذا التوحيد القياسى على توفير الوقت وزيادة الإنتاجية وتقليل حجم العمالة المطلوبة لتنفيذ هذه الأعمال.

توحيد معلومات الموارد البشرية:
تفتقر العديد من الشركات، خاصة تلك التى لديها وحدات أعمال متعددة، إلى طريقة بسيطة للتواصل مع الموظفين حول المزايا أو لتتبع ساعات عمل، ومصروفات الموظفين. يتيح نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مع بوابة الخدمة الذاتية self-service portal ، للموظفين متابعة معلوماتهم الشخصية، مع تسهيل عمل تقارير عن الوقت، تتبع النفقات، طلبات الإجازة، جدولة الأعمال، والتدريب، وما إلى ذلك.
من خلال دمج المعلومات،مثل الدرجات الوظيفية، الشهادات، وخبرات العمل فى مستودع واحد للموارد البشرية يمكن بذلك تحديد الأفراد الذين يمتلكون قدرات ومهارات محددة لأداء المهام المحتملة.

توحيد المشتريات:
فى غياب نظام المشتريات المتكاملة، يعد تحليل وتتبع المشتريات عبر المؤسسة تحدياً. غالباً ما تجد المؤسسات الكبيرة أن وحدات العمل المختلفة تشترى نفس المنتج ولكن لا تحصل على ميزة تخفيضات الحجم. برامج المشتريات فى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP تسلح فريق المشتريات بالأسلحة المعلوماتية اللازمة لإجراء مفاوضات الموردين من خلال تحديد الموردين والمنتجات والخدمات على نطاق واسع.

تسهيل التقارير الحكومية:
إن متطلبات التقارير الحكومية مستمرة فى الزيادة فى مجموعة متنوعة من المجالات، بما فى ذلك:

التقارير المالية:
فى كل بلد تقريباً تستمر طلبات الحصول على مزيد من التقارير فى الزيادة على كافة المستويات. تأمل الإدارة أن يتم اعتماد معايير التقارير المالية الدولية International Financial Reporting Standards (IFRS) على نطاق أوسع وأن هذا التوحيد سيجعل التقارير أقل استهلاكًا للوقت.

تقارير الموارد البشرية:
لدى الولايات المتحدة ومعظم البلدان الأوروبية مجموعة كبيرة ومتنوعة من متطلبات التقارير. كما تتطلب المكسيك واليابان وبلدان أخرى مجموعة متنوعة من تقارير الموارد البشرية.   

ما هى فوائد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟ 

يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تحسين أداء الأعمال بعدة طرق. على وجه التحديد:

الكفاءة الداخلية:
تمكن أنظمة ERP التى تعمل بشكل صحيح المؤسسات من تقليل الوقت اللازم لإتمام كل إجراءات وخطوات الأعمل Business Process.

صنع قرار أفضل:
تعمل ERP على تعزيز التعاون من خلال البيانات المشتركة التى يتم تنظيمها حول تعريفات للبيانات سبق الاتفاق عليها. تزيل البيانات المشتركة الوقت الضائع فى الجدل حول جودة البيانات، وتسمح للإدارات بقضاء وقتها فى تحليل البيانات، استخلاص النتائج، واتخاذ قرارات أفضل.

إن عملية أتخاذ القرار الأكثر فاعلية يجب أن يأخذ بعين الأعتبار الموازنة بين تعليمات المركز الرئيسى للمؤسسة مع إعطاء قدر من الاستقلالية للوحدة متخذة القرار بناء على المعطيات المتاحة أمامها.
نادراً ما تستجيب الرغبة فى القيادة والسيطرة من المركز الرئيسى للمؤسسة لاحتياجات الوحدات الفرعية، بينما يمنع الاستقلال الكامل للوحدات الفرعية من التنسيق على مستوى المؤسسة.
تسمح البيانات المشتركة وإجراءات وخطوات الأعمال المشتركة باتخاذ القرارات ضمن معايير المقر الرئيسى للمؤسسة من جانب الأفراد الأقرب إلى الحالة.

زيادة الرشاقة وخفة الحركة:
توحيد وتبسيط إجراءات وخطوات العمل يخلق مؤسسة أكثر مرونة يمكنها التكيف بسرعة مع المتغيرات فى سوق العمل، كما يؤدى إلى زيادة إمكانات التعاون.

تعزيز الأمن:
على الرغم من أن قاعدة بيانات مركزية تضم جميع بيانات المؤسسة تعد هدفاً كبيراً، إلا أنه من الأسهل تأمين قاعدة بيانات مركزية واحدة عوضاً عن قواعد بيانات منتشرة عبر مئات الخوادم فى أماكن مختلفة. 

هل يضيف نظام ERP قيمة لكل مؤسسة؟ 

يمكن لمعظم الشركات الاستفادة من نظام تخطيط موارد المؤسسات. كل منظمة تدير الناس ، تشترى المنتجات والخدمات، تبيع أو توزع شيئاً وتدير الأموال. تختلف الطريقة التي يتم بها التعامل مع كل نشاط حسب الصناعة والبلد ، ولكن كل مؤسسة تقوم بهذه الوظائف الأساسية.

فى معظم الحالات يكون الأكثر فعالية هو إدارة كل هذه العمليات من خلال نظام واحد متكامل بدلاً من تطبيقات متعددة لم يتم تصميمها أبداً للعمل معاً.

فى حين تم تصميم أنظمة إدارة موارد المؤسسات ERPs فى الأصل لشركات التصنيع، فقد توسعت إلى صناعات الخدمات، التعليم العالى، الفنادق، الرعاية الصحية، الخدمات المالية والحكومة. كل صناعة لها خصائصها الخاصة. على سبيل المثال، يستخدم ERP الحكومى إدارة دورة حياة العقد Contract Lifecycle Management (CLM) بدلاً من الشراء التقليدى ويتبع قواعد المحاسبة الحكومية بدلاً من GAAP.
بينما نجد أنه لدى البنوك إجراءات تسوية فى المكاتب الخلفية للتوفيق بين الشيكات وبطاقات الائتمان وبطاقات الخصم وغيرها من الأدوات.

مع أى صناعة، من المهم ان تراعى عند اختيار بائع تخطيط موارد المؤسسات أن يكون خبرة فى نفس مجال الصناعة محل التطبيق حيث إن تعليم مورد الأنظمة الفروق الدقيقة في صناعة جديدة هو أمر يستغرق وقتاً طويلاً جداً.

تابع الجزء الثانى من (أنظمة  تخطيط موارد المؤسسات)

المصدر:

https://www.cio.com/article/2439502/enterprise-resource-planning/enterprise-resource-planning-erp-definition-and-solutions.html

https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning