إدارة الأعمال - الجزء السابع

مبادئ إدارة الأعمال

بناء فريق العمل الفعال:

فى السنوات الأخيرة حدثت بعض التغيرات على الدور التقليدى للمشرف. إن الدور الذى يؤديه المشرف اليوم يقترب من دور المدرب الذى يساعد أفراد فريقه على إداء المهام المطلوبة منهم.

حتى الآن تعرفت على الأساسيات المطلوبة لخلق علاقات متميزة بينك كمشرف وبين الموظفين التابعين لك، وهذا هو المطلوب من المشرف التقليدى. ولكنك ربما لم تلاحظ أن كل ما تعلمته حتى الآن يجعل منك قائد متميز Team Leader لفريق عملك. فى الحقيقة ستلاحظ أيضاً ان ما تعلمته يجعل منك مدرب Coach ناجح. هذه الأمكانيات ستكون علامات فارقة فى مستقبلك المهنى للأسباب التالية:

· الأبتعاد عن النظام التقليدى الهرمى للأدارة للنظام الدائرى أو نظام الفريق.

· زيادة مساحة الأعتماد على الذات، بحيث أن أفراد فريق العمل يتمتعوا بمقدار أكبر من الحكم الذاتى لأنفسهم وقدرتهم على أتخاذ القرارات والأفعال المناسبة.

التحول من الشكل الهرمى للشكل الدائرى (الفريق):

إن أحد الأسباب الرئيسية التى تجعل أى شركة أو مؤسسة غير قابلة للتكيف بالسرعة اللازمة مع التغيرات التى تحدث، هو أن الأشخاص اللذين لهم حق أعطاء الأوامر عند حدوث التغيير هم أخر الأشخاص اللذين يعلمون بهذا التغيير. وهذا ناتج عن الشكل الهرمى التقليدى لتنظيم أى مؤسسة حيث يكون فيه:

الخطط والأستراتيجيات العامة للشركة يتم وضعها فى أعلى قمة المستوى الهرمى (مجلس الأدارة)، وتتحول هذه الخطط إلى أوامر للعمل تبدأ بالنزول إلى المستويات الأقل حتى تصل إلى الموظفين الفعليين اللذين يقومون بتنفيذ هذه الخطط والأستراتيجيات.

إن الموظفين اللذين يقومون بتنفيذ العمل فعليا، مثل مندوبى المبيعات، مسئولى الدعم الفنى وخدمة العملاء، أو مسئولى تطوير المنتجات. هم الأكثر أحتكاكا بالسوق وبالعملاء. والتغيير يحدث عند هذا المستوى من الموظفين. وبالتالى يكون من المطلوب منهم نقل هذه التغييرات إلى المستوى الأدارى الأعلى بهدف أتخاذ القرارات المناسبة حسب طبيعة التغيير الحادث. ولكن هذا لا يحدث بالسرعة المطلوبة ومن هنا يأتى البطئ فى أتخاذ القرار بناء على التغيرات التى تحدث فى محيط عمل الشركة ومن هنا تأتى الأخفاقات فى تنفيذ سياسة الشركة.

إن مشاكل الشكل التنظيمى الهرمى للأدارة، والذى يكون فيه كل الصلاحيات والمسئوليات فى يد المشرف أو مدير الأدارة هو الذى سهل الطريق إلى وجود شكل جديد وأكثر أنتاجية فى الأدارة.

عند التحول من الشكل الهرمى فى الأدارة إلى الشكل الدائرى (الفريق)، يكون من المهم للمدير أن يفكر فى مفهوم عمله الجديد الذى يجب أن يتحول من المدير الآمر الناهى إلى مدير راعى لحدود أدارته boundary manager. بالمفهوم الجديد لمهام عملك سيكون عليك أن تقضى وقت أطول فى: التنسيق بين الأدارات المختلفة لزيادة أنتاجية ادارتك، توفير الموارد اللازمة لأدارتك، وحل الخلافات داخل وخارج أدارتك.

إن حدود الأدارة يمكن تمثيلها بكرة من المسئوليات أو المهام التى تحيط بأفراد العمل بأدارتك. وتكون مسئولية المدير الراعى لحدود الأدارة هى حل المشاكل التى تخترق حدود أدارته.

التفويض، هو المفتاح الرئيسى فى خلق فريق عمل فعال. تحت مظلة عمل الفريق يجب عليك أن تمنح الموظفين المزيد من الحرية فى العمل، المزيد من المساحة للأبداع، والمزيد من الفرص للمشاركة فى رفع أنتاجية الادارة.

فى الشكل الهرمى للادارة يكون المدير هو المسئول عن وضع خطوط الأنضباط بالأدارة، أما فى الشكل الدائرى (الفريق) فأن الموظفين أنفسهم هم المسئولين عن وضع خطوط الأنضباط للعمل بأدارتهم.

قائد الفريق الفعال:

لكى تصبح قائد فعال لفريق العمل فى أدارتك، يجب عليك أن تتبع الملاحظات التالية:

1. تفويض المزيد من الصلاحيات والمسئوليات لأفراد فريق العمل.

2. تشجيع فريق العمل على أتخاذ القرارات الخطرة وتحمل مسئوليتها. وأذا حدثت الأخطاء قف بجانبهم وصحح لهم الأخطاء وعلمهم أهمية التعلم من الاخطاء وتجاوزها.

3. وضح لهم السياسة العامة للأدارة وللشركة ككل، حتى يعرفوا إلى أن يتجهون.

4. حل المشاكل كفريق عمل واحد.

5. شجعهم على التعبير عن أنفسهم من خلال النقاش الحر مع كل أفراد الفريق.

6. أعقد الأجتماعات مع الفريق بصورة منتظمة، حتى يتم العمل كفريق واحد.

مواصفات قائد الفريق الناجح:

1. مهارات الأتصال والتواصل مع الأخرين.

2. التنظيم.

3. الثقة بالنفس.

4. أحترام أفراد فريق العمل.

5. العدل فى أتخاذ القرارات مع الموظفين.

6. فعال ومؤثر.

7. قادر على تفويض سلطاته للأخرين.

8. التمتع بروح المرح والفكاهة.

التعامل مع ثقافات مختلفة:

فى حالة تواجد أفراد من ثقافات مختلفة أو دول مختلفة داخل فريق العمل الواحد، فان هذا يعتبر تحدى كبير بالنسبة لقائد فريق العمل ويجب عليه معرفه كيفية التعامل مع هذا الفريق. فى الأساس هذا يعتمد على أمكنيات قائد الفريق فى التعامل مع الثقافات المختلفة، فأذا استطاع التأقلم مع هذه الثقافات المختلفة وشجعها على التعاون فيما بينها والأستفادة من أمكانيات كل فرد المختلفة فان هذا سيعتبر أنجاز كبير لفريق العمل المتعدد الثقافات.

1. شجع أفراد الفريق على التعلم من بعضهم الأخر، وذلك بتشجيع التواصل فيما بينهم.

2. ناقش الخلفيات المهنية لكل فرد فيهم وخبراته السابقة فى الأجواء المختلفة التى عاش فيها وذلك لتجنب الأختلاف الذى لا داعى له.

3. أحرص على تقديم الدعم اللازم والتدريب الكافى لأفراد الفريق الجدد.

4. أكتشف وثمن الأفكار الجديدة التى يجلبها الأفراد الجدد للفريق.

5. أحرص على تعليم الأفراد الجدد عادات وتقاليد فريق العمل لديك.

6. أحرص على بناء علاقات جيدة مع الأفراد الجدد.

كما ذكرنا سابقا فأنه يجب على أفرد الفريق الواحد الاجتماع بصفة دورية وفى مواعيد محددة، وأثناء هذه الأجتماعات يجب أن يؤدى الحاضرين للأجتماع الأدوار التالية:

1. قائد الفريق Team Leader:

يتولى مدير الأدارة دورة قائد الفريق فى الأجتماع، وفى حالة غيابه يتولى احد أفراد الفريق هذا الدور ويكون هذا بالتبادل فى حالة عدم وجود مدير للادارة. ويكون دوره أثناء الاجتماع هو:

a. يتأكد أن الأجتماع يسير فى المسار الصحيح له وأن النقاش الدائر يتم حول الأغراض المخصصه للعمل.

b. يساعد أفراد الفريق على أختيار المواضيع والاهداف للاجتماع والتركيز عليها أثناء الاجتماع.

c. يشجع الأفراد على الحديث ويضمن مشاركة الجميع بنسب متساوية فى الحوار.

d. يساعد الجميع على الأسمتاع لبعضهم اذا احتدم النقاش، ويقلل من التداخلات فى النقاش ويضمن حُسن سير الأجتماع.

e. يتولى نقل اهتمامات فريق العمل إلى المستوى الأعلى فى الأدارة.

2. المسجل Recorder:

a. يقوم بتسجيل كل ما يدور من نقاشات أثناء الأجتماع. ويمد أفرد الفريق بنسخة مكتوبه منه بعد الأجتماع. وإن امكن يتم عرض ما تم مناقشته أثناء الاجتماع مباشرة.

b. يمكنه أن يسأل عن أى توضيحات مطلوبه له حتى يتستطيع اعداد مسودة الأجتماع بصورة سليمة.

c. يمكنه ان يشارك فى الاجتماع بصفته فرد من أفراد الفريق، ولكن يجب أن يكون تركيزه الأساسى على تسجيل ما يحدث فى الاجتماع.

3. الملاحظ Observer:

a. يقوم بأمداد الفريق بملاحظاته حول طريقة أداؤهم أثناء الأجتماع.

b. يقوم بتسجيل ملاحظاته على الفريق ككل، ولا يجب تحديد أسماء فى هذه الملاحظات.

c. يسجل الملاحظات فى الأوقات التى يحددها مدير الاجتماع.

d. يجب أن يجلس فى مكان يرى منه جميع من فى الأجتماع.

e. يسجل ما يراه فعلا، وليس ما يعتقد أنه حدث او ما يرى أنه كان يجب أن يحدث.

أجمعت الدراسات على ان فريق العمل الذى يتبنى الصفات التاليه، يعتبر فريق عمل بناء وناجح:

1. التخطيط المشترك لتحديد أهداف الفريق.

2. المشاركة فى أتخاذ القرارات التى يجمع عليها أفراد الفريق.

3. القيادة المشتركة بين أفراد الفريق.

4. التقييم المشترك بين أفراد الفريق.

5. التواصل الدائم بين أفرد الفريق وقائد الفريق.

6. الثقة المتبادلة بين أفراد الفريق.

مشاركة كل أفراد الفريق فى العمل.