Inventory Management
لماذا تعتبر إدارة المخزون مهمة؟
إن إدارة المخزون الفعالة تمكن الشركات من تحقيق التوازن بين كميات المخزون الواردة والمنصرفة، وكلما تمكنت الشركات من أن تتحكم في مخزونها، كلما كان بإمكانها توفير المزيد من المال أثناء العمليات التجارية.
الشركات التي لديها الكثير من أرصدة الأصناف يكون لديها ما يعرف بالمخزون الزائد Overstock. الشركات التي لديها زيادة في المخزون يكون لديها أموال مقيدة في هذا المخزون وهذا يحد من التدفقات النقدية للشركة، وربما يخلق عجز في الميزانية.
هذه الزيادة في المخزون والذي يسمى أيضا المخزون الميت Dead stock، غالبا ما يجلس في المخازن ولا يتم بيعه، وهذا يقلل من هامش ربح الشركة.
ولكن إذا لم يكن لدى الشركة مخزون كاف Understock، فقد يؤثر ذلك سلباً على خدمة العملاء. نقص المخزون يعني أن الشركات قد تفقد المبيعات. إن إخبار العملاء بأن الأصناف التي يريدونها ليست متوافرة يؤدى إلى اتجاه العملاء إلى شركات أخرى تستطيع توفير احتياجاتهم.
يمكن لنظام إدارة المخزون أن يساعد الشركات على تحقيق التوازن بين نقص المخزون والإفراط في التخزين لتحقيق الكفاءة والربحية المثلى.
خطوات عملية إدارة المخزون
إدارة المخزون عملية معقدة، خاصة بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، ولكن الأساسيات هي نفسها، بغض النظر عن حجم المؤسسة أو نوعها.
في إدارة المخزون يتم تسليم البضائع إلى منطقة الاستقبال Receiving area في المستودع، في شكل مواد خام Raw materials أو مكونات Components، وتُوضع في مناطق التخزين أو على الرفوف.
الشركات الأكبر حجماً يكون لديها مساحة أكبر للتخزين، ولكن في الشركات الأصغر قد تذهب السلع مباشرة إلى منطقة التخزين بدلاً من منطقة الاستقبال.
إذا كانت الشركة موزع جملة، قد تكون السلع عبارة عن منتجات نهائية وليست مواد خام أو مكونات. ثم يتم سحب البضائع غير المكتملة من مناطق التخزين ونقلها إلى مواقع الإنتاج، حيث يتم تصنيعها لتصبح سلع تامة الصنع. ويمكن إرجاع البضائع النهائية إلى مناطق التخزين حيث يتم تخزينها حتى يتم شحنها، أو قد يتم شحنها مباشرة إلى العملاء.
تستخدم إدارة المخزون مجموعة متنوعة من البيانات لتتبع البضائع أثناء تحركها خلال العملية، بما في ذلك أرقام الشحنات Lot numbers، والأرقام التسلسلية Serial numbers، وتكلفة السلع Cost، وكمية البضائع والتواريخ التي تنتقل خلالها خلال العملية.
نظم وبرامج إدارة المخزون
بدأت أنظمة برامج إدارة المخزون كجداول بيانات بسيطة Spreadsheets، لمتابعة كميات البضائع في المخازن، ولكنها أصبحت الآن أكثر تعقيداً.
يمكن الآن لبرمجيات إدارة المخزون أن تتكامل مع الأنظمة المحاسبية وأنظمة تخطيط الموارد في المؤسسة (تخطيط موارد المؤسسات). وتتتبع النظم البضائع في المخازن، وأحيانا عبر عدة مواقع للمخازن. ويمكن أيضا استخدام برمجيات إدارة المخزون لحساب التكاليف - غالبا بعملات متعددة - بحيث يكون لدى النظم المحاسبية دائما تقييم دقيق لقيمة السلع.
بعض نظم برامج إدارة المخزون مصممة للمؤسسات الكبيرة ويمكن تخصيصها بشكل كبير لتلبية الاحتياجات الخاصة للمنظمة.
كانت الأنظمة الكبيرة تدار تقليدياً في أماكن العمل ولكنها الآن تُنشر في بيئات السحابة العامة و السحابية الخاصة و السحابة الهجينة.
عادةً ما لا تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم إلى مثل هذه الأنظمة المعقدة والمكلفة ، وغالباً ما تعتمد على منتجات إدارة المخزونات المستقلة ، بشكل عام من خلال البرامج كتطبيقات خدمة (SaaS).
تقنيات إدارة المخزون
إدارة المخزون تستخدم العديد من المنهجيات للحفاظ على كمية مناسبة من السلع في متناول اليد وذلك لتلبية طلبات العملاء والعمل بشكل مربح. وهذه المهمة معقدة بشكل خاص عندما تحتاج المنظمات إلى التعامل مع آلاف الأصناف (SKU) التي يمكن أن تمتد عبر مستودعات متعددة. وتشمل المنهجيات ما يلي:
مراجعة المخزون:
وهو أبسط منهجية لإدارة المخزون وعموما هو أكثر جاذبية للشركات الصغيرة. وتتضمن مراجعة المخزون تحليلا بصورة دورية لأرصدة الأصناف، ومقارنة ذلك مع الاحتياجات المتوقعة في المستقبل.
ويستخدم هذا النظام في المقام الأول الجهد اليدوي، على الرغم من أنه يمكن إجراء مراجعة آلية للمخزون لتحديد مستويات الحد الأدنى للأرصدة التي تمكننا بعد ذلك من إجراء عمليات تفتيش منتظمة للمخزون وإعادة ترتيب الإمدادات لتلبية مستويات الحد الأدنى التي تم تحديدها سابقاً.
يمكن أن توفر مراجعة المخزون مقياساً مناسباً للرقابة على المخزون، ولكن يعيبه أنه كثيف العمالة مما يجعله عرضة للأخطاء.
تحليل ABC:
التي تصنف المخزون إلى ثلاث فئات تمثل قيم المخزون وأهمية التكلفة للسلع.
وتمثل الفئة A سلعاً عالية القيمة ومنخفضة الكمية.
والفئة B تمثل سلعاً متوسطة القيمة ومتوسطة الكميات.
والفئة C تمثل سلعاً منخفضة القيمة وعالية الكمية.
يمكن إدارة كل فئة بشكل منفصل بواسطة نظام إدارة المخزون. من المهم معرفة العناصر التي هي الأكثر مبيعا للحفاظ على المخزون المخزن المؤقت كافية في متناول اليد.
على سبيل المثال، قد تستغرق الأصناف الأكثر تكلفة من الفئة A وقتا أطول في البيع، ولكن قد لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها بكميات كبيرة. واحدة من مزايا تحليل ABC هو أنه يوفر سيطرة أفضل على السلع ذات القيمة العالية ، ولكن العيب هو أنه يمكن أن يتطلب كمية كبيرة من الموارد لتحليل مستويات المخزون باستمرار لجميع الفئات.
الوارد أولاً، يصرف أولاً (FIFO):
هذه طريقة مهمة بشكل خاص بالنسبة للشركات التي تتعامل مع المنتجات القابلة للتلف التي تفسد إذا لم يتم بيعها خلال فترة زمنية محددة، مثل المنتجات الغذائية، والأدوية.
وفيها يتم بيع المخزون الأقدم أولاً للمساعدة في الحفاظ على أرصدة أصناف ذات تواريخ إنتاج حديثة. كما أنه يمنع العناصر من أن تصبح بالية قبل أن تتاح الفرصة للشركة لبيعها.
وهذا يعني عادة حفظ البضائع القديمة في الجزء الأمامي من الرفوف ونقل الأصناف الجديدة إلى الخلف.
الوارد أخيراً، يصرف أولاً (LIFO):
والتي عادة ما يتم فيها بيع الأصناف الأحدث في تاريخ الإنتاج أولا. وهذه ممارسة جيدة عندما يكون هناك يعاني الاقتصاد من التضخم وترتفع الأسعار. هذا لأن المخزون الأحدث يكون لديه أعلى تكلفة إنتاج، وبيعه قبل المخزون القديم يعني أرباح أقل وتكون الضريبة على الدخل أقل. هذه المنهجية صعبة في التنفيذ حيث أن الأصناف القديمة التي تجلس في أخر الصف يمكن تصبح بالية أو تتعرض للتلف.
الحد الأدنى من كمية الطلب (MOQ):
التي يتم فيها تحديد أقل كمية من الأصناف التي يمكن بيعها في الطلبية الواحدة. إذا لم تتمكن الشركة من شراء الحد الأدنى، فلن يبيعه المورد لهم. هذه الطريقة تفيد الموردين ، مما يمكنهم من التخلص بسرعة من المخزون.
كمية الأوامر الاقتصادية (EOQ):
بناءً علي معادلة رياضية، يتم تحديد الوقت الأمثل والكمية المثلى لإعادة تعبئة أصناف المخزون. وهذا بدوره يحرر الأموال التي لولا ذلك من شأنها أن تكون مقيدة في المخزون الزائد ويقلل التكاليف.
مخزون الأمان Safety stock:
التي تقوم فيها الشركة بتخصيص كمية محددة من كل صنف لا يتم التصرف فيها تحسباً لحالات الطوارئ.
كما يوفر نهج مخزون الأمان إشارة إلى أنه حان الوقت لإعادة تعبئة أرصدة الأصناف في المخزن، قبل أن تضطر إلي استخدام مخزون الأمان الذي تحتفظ به.
فقط في الوقت المناسب (JIT):
التي فيها لا يتم تعبئة أرصدة المخازن بالأصناف إلا إذا كان هناك طلب من العملاء لشراء هذه الأصناف.
ويشمل هذا النهج البحث في أنماط شراء العملاء، والطلب الموسمي، والعوامل القائمة على الموقع التي تقدم صورة دقيقة عن السلع التي تحتاج إليها في أوقات وأماكن معينة.
ميزة JIT هو يمكن تلبية طلبات العملاء دون الحاجة إلى الحفاظ على كميات كبيرة من المنتجات في أرصدة المخازن.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق