أخطاء تطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP

لدى المديرين التنفيذيين لتكنولوجيا المعلومات اليوم خيارات أكثر من أى وقت مضى عند اختيار حل تخطيط موارد المؤسسة (Enterprise Resource Planning - ERP) من الأنظمة الداخلية on-premises إلى البرمجيات القائمة على السحابة cloud-based software-as-a-service إلى الحلول القائمة على الصناعة industry-based ، هناك مجموعة مبهرة. ويمكن لصانعى القرار أن يشعروا بالإرهاق عند محاولة تحديد الميزات والوظائف الأكثر أهمية.

يناقش الخبراء فى برمجيات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بعض الأخطاء الأكثر شيوعاً التى يقوم بها مدراء تقنية نظم المعلومات عند اختيار نظام ERP ونشره وتطبيقه وما يمكن فعله لمنعها أو تجاوزها.

اتصلنا بالعشرات من خبراء تخطيط موارد المؤسسات، للحصول على المشورة حول كيفية التنقل في هذا المشهد المعقد. على وجه التحديد، طلبنا منهم تحديد أكبر الأخطاء التي يرون أن التنفيذيين يفعلونها عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نشره أو تنفيذه بالإضافة إلى اقتراحات حول كيفية تجنب المؤسسات لأخطاء محتملة والتى تحمل المؤسسة الكثير من التكلفة.

1. عدم القيام بجمع المتطلبات بدقة:

من الشائع جدا ومغرى جدا أن تقوم بأخذ إجراءات وخطوات العمل Business Processes التى سيتم أتمتتها كما هى موجودة بدون أى فحص أو تعديل واضافتها الى نظام تخطيط موارد المؤسسات. فى حين أن هذا مفهوم نظريا فانه يجب عليك أن تأخذ الوقت وتبذل جهد لتحليل تلك العمليات كجزء من جمع متطلبات نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بك. يعد تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد فرصة لتحديد وتحسين / إعادة تصميم إجراءات وخطوات العمل Business Processes. إن أتمتة عملية سيئة تؤدى فقط إلى تشغيل عملية سيئة ولكن بشكل أسرع.

وبالمثل الكثير من الشركات تفشل في تحديد القضايا المهمة لاستخدام البرمجيات مواضيع/ نقاط الضعف وتحديد العمليات الحرجة وذلك قبل البدء فى الانتقال إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد. يجب تحديد ومعالجة القضايا الهامة المتعلقة باجراءات وخطوات العمل قبل عملية الانتقال الى النظام الجديد بحيث يمكن إجراء التعديلات اللازمة على العمليات القديمة وغير الفعالة والمعقدة قبل أن يتم نقلها ببساطة إلى نظام أساسى جديد.

2. لا يتم إدراج المستخدمين (من جميع الإدارات) فى عملية صنع القرار:

عند تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات تركز العديد من المنظمات وقتها وجهدها على الحصول على موافقة من المسؤولين التنفيذيين القياديين، بينمنا كان يجب منهم إشراك الموظفين الرئيسيين الذين سيستخدمون النظام أكثر.

إنه أمر حاسم لإشراك الموظفين ليس فقط من تكنولوجيا المعلومات، ولكن عبر المنظمة بأكملها من المالية، والتشغيل، والتصنيع، والمستودعات. إن إشراك أصحاب المصلحة عبر المنظمة بأكملها في كل خطوة من خطوات عملية اتخاذ القرار سيضمن أن الجميع مستثمرون فى إيجاد الحل الصحيح وتنفيذه بأكبر قدر ممكن من السلاسة.

3. عدم وضع الميزانية المناسبة لموظفى التكنولوجيا:

اننا كثيرا ما نرى بعض القادة يقللون من نفقات تنفيذ المشروع، والتى تشمل الصيانة ومستوى المواهب اللازمة للاقلاع بالمشروع بنجاح. فى الحالات التى تحاول فيها المؤسسات تحقيق المزيد باستخدام أقل الامكانيات. رأينا أنها تؤدى إلى عمليات تنفيذ فاشلة. خذ وقتك في وضع الميزانية المناسبة، مع الأخذ بعين الاعتبار المواهب التى تدفع عملية التنفيذ، حتى لا تصطدم بالقضايا أو المفاجآت في وقت لاحق.

4. لا يتم تقييم إيجابيات وسلبيات بين طريقة تنفيذ مشروع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة on-premises مقابل التنفيذ على السحابة cloud-based:

قبل اتخاذ القرار بشأن حل تخطيط موارد المؤسسات القائم على الحوسبة السحابية، يجب على الشركات أن تقيّم عدة عوامل على سبيل المثال، يتطلب نشر السحابة اتصالاً سهلاً بالإنترنت، ومدفوعات عن طريق الاشتراكات يتم دفعها للشركة مقدمة الخدمة. من ناحية أخرى، فان تنفيذ مشروع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة on-premises يتطلب تعيين موظفى تكنولوجيا المعلومات مخصصين داخل الشركة، وأن تكون اجهزة الخوادم حديثة وذات مواصفات عالية. وكذلك العديد من المصروفات الباهظة. وتكون هذه الطريقة مناسبة لأولئك الذين يريدون استضافة البرنامج على أجهزتهم الخاصة.

فى حالة تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على السحابه أو ما يطلق عليه (البرامج كخدمة Software as a Service SaaS) هذه الطريقة أصبحت هى الأكثر انتشارا لتطبيقات ERP فى الفترة الحديثة، هذا الحل يبدو وكأنه الحل الأمثل للشركات التى عانت من صعوبة تطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، أو كافحوا من أجل دعم استثماراتهم السابقة لأنظمة ERP. فبينما توفر SaaS العديد من المزايا ، فإن العملاء بحاجة إلى فهم التحديات التنظيمية الجديدة التي يمكن أن تشكلها SaaS.

بما أنه لا يمكن تخصيص حلول SaaS ، قد يضطر المستخدمون إلى تكييف إجراءات وخطوات عملهم مع البرامج، وبالطبع تؤثر التغييرات فى هذه العمليات غالباً على التكامل مع الأنظمة القديمة، والتى يمكن أن توسع من مخاوف إدارة التغيير على مستوى المؤسسة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج المنظمات ذات المتطلبات الفريدة أو الخاصة بكل صناعة إلى هيكل ونهج للتعامل مع الوظائف الضرورية التي لم يوفرها النظام الجديد ، سواء من خلال حلول جانبيه بديلة أو برامج الجهات الخارجية أو الوسائل البديلة.

5. عدم تضمين حل خاص بالصناعة فى عملية صنع القرار (إذا كان مناسباً):

عند اختيار حل ERP ، غالباً ما يتجاهل التنفيذيون حقيقة أن هناك الكثير من شركات البرمجيات الصغيرة الجيدة جداً التى تدعم صناعات محددة ذات احتياجات متخصصة ، مثل توزيع الأدوية، وقد توفر هذه الشركات الصغيرة الحلول المتخصصة مع مزيداً من الميزات الخاصة بالصناعة و تخصيص البرامج، والتى قد تكون مناسبة بشكل أفضل لنشاطك التجارى.

6. الانبهار بالمميزات:

الميزات مهمة لكنها ليست كل شيء. فى كثير من الأحيان تقوم المؤسسة باختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات الذى يحتوى على أطول مصفوفة الميزات. بدلاً من ذلك يجب على الشركات أن تأخذ بعين الاعتبار تاريخ هذا البرنامج مع النجاح فى نفس نوعية صناعة المؤسسة، وإمكانية اضافة التخصيصات لتلائم نظام عمل المؤسسة، مقدار المرونة التى يوفرها مورد هذا النبرنامج وقدرته على التكامل مع الأنظمة الأخرى، بالإضافة إلى دعم العملاء، ومدى جودة الحل إجمالياً.

7. تنفيذ أو محاولة تنفيذ النظام دفعة واحدة:

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات معقدة، وليس من الممكن تحديد جميع متطلبات التنفيذ منذ البداية، ثم تنفيذ النظام ، ثم تدريب المستخدمين والبدء في العمل. هذا هو نموذج التنفيذ التقليدى وهو لا يعمل. وبدلاً من ذلك يجب الأخذ بنهج أكثر مرونة حيث يتم تنفيذ بخطوات صغيرة مع مشاركة المستخدم النهائى فى كل خطوة لتحديد المتطلبات، الاختبار، والعثور على الفجوات ثم تكرار هذه الخطوات من البداية مرة أخرى لكل مرحلة من مراحل تنفيذ النظام.

8. تجاهل إدارة التغيير:

تعتبر إدارة التغيير شرطاً مطلقاً عند تنفيذ حل جديد لتخطيط موارد المؤسسات. قد تكون القدرة على إدارة التغيير بفعالية أهم المهارات التى يحتاج إليها المديرون التنفيذيون والمديرون والموظفون. لن يتم التحول الى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بدون إدارة التغيير بفعالية عبر ثلاثة مجالات رئيسية: الأشخاص ، والإجراءات والتكنولوجيا.

فى كثير من الأحيان تنظر المؤسسات فقط إلى تكنولوجيا المعلومات لتوحيد وتبسيط وتسهيل عمليات الأعمال. فى حين تتطلب العمليات والنظم تحليلاً عميقاً ، يحتاج الأفراد كذلك إلى دراسة متأنية بنفس القدر الذى يتطلبه التخطيط الاستراتيجى من الاهتمام. هذا الأمر أكثر أهمية أثناء تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات على السحابة. حتى حلول تخطيط موارد المؤسسات القائمة على السحابة تتطلب إدارة التغيير.

توفر حلول SaaS وعداً بنظام قابل للتهيئة وواجهات مستخدم بديهية أكثر من عروض برامج ERP السابقة. غالباً ما يقود هذا المنظمات إلى افتراض أن إدارة التغيير والتدريب أقل أهمية بالنسبة لمشاريع SaaS. ومع ذلك ، فإن حلول SaaS تضع أعباءً أكبر على العملاء لتكييف العمليات التجارية الحالية مع البرامج.

لتجنب إعادة العمل والتأكد من أن المستخدمين النهائيين يفهمون جيداً التغييرات التى ستحدث عند بدء التشغيل يجب على المنظمات أن تحدد التغييرات اللازمة فى الاجراءات وخطوات العمل فى وقت مبكر من تنفيذ المشروع. بالإضافة إلى ذلك، تدريب المستخدم النهائى يجب ان يتضمن جوانب العمل علىالنظام الجديد، وأيضا التفاعل المتغير مع المستخدمين الآخرين ومع الأنظمة التى لا تشكل جزءاً من الحل الجديد. من خلال تقديم تدريب مناسب وفى الوقت المناسب، من المرجح أن يقبل المستخدمون النظام الجديد بوتيرة أسرع وبنجاح أكبر.

9. عدم الاستثمار فى فريق التنفيذ ودعمه:

إن هيكلة فريق التنفيذ الداخلى ومنحه الوقت الضرورى والموارد التى يحتاج إليها لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات وما يرتبط به من تحول فى مجال الأعمال هى واحدة من أهم الخطوات لمشروع تخطيط موارد المؤسسات.

إن الفريق الناجح يتطلب الأشخاص المناسبين مع مباركة الادارة التنفيذية والقدرة على اتخاذ القرارات لإنجاز المهمة. وهذا يعنى فى كثير من الأحيان إعادة تخصيص المسؤوليات اليومية لأعضاء الفريق.

10. عدم التواصل المنتظم للمعلومات (خاصة بين الادارات):

لتجنب هذه المشكلة، إنشئ خطة اتصالات لجميع مراحل المشروع. وضع فريق أساسى صغير مؤلف من أفراد من مختلف الإدارات يتواصل ويعمل بشكل جيد مع بعضهم البعض وله تأثير في مجالات العمل الأكثر تأثراً بالنظام الجديد. تأكد من تحديث معلومات الفريق بشكل دائم حول خطوات تقدم المشروع فى جميع الأوقات، وبالتالى، حافظ على تحديث معلومات جميع المتأثرين بالنظام الجديد باستمرار عن موقف تنفيذ المشروع.

11. عدم وجود خطة الصيانة:

يستغرق تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات وقتاً، لكن العمل لا يتوقف بمجرد نجاح النظام فى العمل. يجب على الشركات تنفيذ استراتيجية الصيانة لضمان توافق العمال مع ما يجب القيام به للحفاظ على نظام تخطيط موارد المؤسسات وتحسينه بشكل منتظم بحيث لا يصبح عتيقاً أو قديماً.

إن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التى عفا عليها الزمن يمكن أن تعرض الشركات للخطر بسبب القضايا الأمنية والثغرات في عملياتها التجارية، إن وجود خطة محددة وتعيين من المسؤول فى الشركة عن المشروع والصيانة فى وقت معين سيضمن أن نظام تخطيط موارد المؤسسات يعمل بسلاسة دائماً وحديثاً مع أحدث التطبيقات.

المصدر:

https://www.cio.com/article/2397802/enterprise-resource-planning/article.html?nsdr=true#tk.cio_rs