إن تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات
هو اقتراح مكلف يمكن أن يكلف ملايين الدولارات (مع تراخيص البرمجيات، ورسوم الاستشارات،
وتكاليف التكامل مع الأنظمة القديمة، والتدريب، والتحسينات التى تم أخذها في الاعتبار)
ويستغرق شهوراً بل وسنوات لتطبيقه بالكامل. ووفقا لتقرير تم إعداده من قبل بانوراما
كونسلتينج، فإن واحدا من أصل خمسة مشاريع لتنفيذ نظام تخطيط
موارد المؤسسات (21 بالمائة) ينتهي بالفشل.
ما هى الخطوات التى يمكنك اتخاذها
عند اختيار أو استخدام حل لتخطيط موارد المؤسسات لتقليل احتمالية الفشل؟
فيما يلى ثمانية اقتراحات من خبراء
تخطيط موارد المؤسسات، ومقدمى خدمات تكامل النظم ومديرى المشاريع الذين نفذوا بنجاح
نظام برمجيات تخطيط موارد المؤسسات.
1. اختيار حل ERP الذى يناسب احتياجات أعمالك (ومتطلبات الصناعة):
لأنه استثمار كبير للوقت والمال ، تأكد من إنشاء قائمة شاملة بالمتطلبات مع التأكد
من مشاركة جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين فى إعداد هذه المتطلبات.
حدد احتياجات شركتك الأساسية، يجب
أن تكون متطلباتك من النظام الجديد عبارة عن قائمة قصيرة من المتطلبات الوظيفية والتشغيلية،
وقائمة قصيرة بنفس القدر من المتطلبات الاستراتيجية الرئيسية التى ستدعم نمو شركتك
المستقبلى. ستؤدى قائمة المتطلبات المحددة جيداً إلى عملية تنفيذ أكثر سلاسة لنظام
ERP
مع انخفاض إجمالى لتكلفة الجمالية لامتلاك النظام.
فكر بجدية في كيفية تلاؤم النظام
الجديد مع البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات لديك. و تأكد من أن نظام ERP الذى اخترته يدعم المتطلبات
التنظيمية لعملك وإذا كان سيتوجب عليك دفع دولارات كبيرة للتخصيصات Customizations. حدد اختيارك ليس فقط على أساس السعر أو البائع وحده.
2. انظر إلى التكلفة الإجمالية
للملكية: total cost of ownership
(TCO) إن أفضل نصائحى للشركات مهتمه بالتكاليف وتنوى
اتخاذ قرار شراء نظام تخطيط موارد المؤسات، هى النظر بعين الاعتبار الى التكلفة الإجمالية
للملكية. نعم البرنامج نفسه يكلف المال ولكن عند مقارنة التكلفة لعدد مختلف من
الأنظمة لا تنسى الأجهزة، ومصاريف الاستشارات اللازمة للتنفيذ، والموارد الداخلية اللازمة
للحفاظ على تشغيل البرامج بكفاءة، وكذلك تكاليف الترقية المستقبلية.
أعرف شركة تُضاعف حجم قسم تكنولوجيا
المعلومات لديها للحفاظ على حل ERP الذى بدا فى البداية وكأنه
صفقة.
3. قيم الباعة / شركاء التكامل
بعناية: إن اختيار البائع المناسب هو جزء أساسى من عملية
شراء نظام لتخطيط موارد المؤسسات ERP. تأكد
من أن مورد النظام يمكنه إنجاز المهمة وفقا لمواصفاتك. تأكد من أن هذا المورد مستعد
لتقديم تقديرات واضحة ومحددة بخصوص التكلفة الإجمالية للملكية وعائد الاستثمار الذى
يمكن أن تتوقعه لنشاطك التجارى وفى خلال أى فترة زمنية.
ناقش بالتفصيل الميزانية ووقت الانتهاء
من المشروع وأطلب منهم اسماء الشركات الاخرى التى نفذوا نفس المشروع بها كمرجع لك
وأتصل بهذه الشركات وأستفسر منهم عن مدى رضاهم عن هذا المورد. تأكد أيضا من امتلاكهم
للخبرة المناسبة التي تخدم صناعتك الخاصة.
عند الشروع فى تنفيذ نظام تخطيط
موارد المؤسسات (ERP)، من الضرورى أن يعرف المورد طبيعة عملك. كل
صناعة لديها متطلباتها الخاصة، من المصطلحات إلى مهام وظيفية محددة. إن أنظمة تخطيط
موارد المؤسسات التى تم إعدادها لتتناسب مع أى حجم من الأعمال وأى نوع من الشركات one-size-fits-all ERP سيكون بها العديد من الثغرات وستحتاج إلى
العديد من التخصيصات customizations لكى
تناسب نوعية أعمالك.
فسواء كنت فى مجال متخصص مثل صناعة
الأحذية أو الملابس، تأكد من أن مورد النظام خبير فى مجال صناعتك.
4. تأكد من وجود الإدارة العليا
معك على نفس الخط: إن أحد المؤشرات الرئيسية التى
تؤشر على إحتماليه نجاح تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) فى شركتك هو إقتناع الإدارة العليا بأهمية وحتمية تنفيذ هذا
المشروع. الإدارة العليا ليس عليها أن تكون مشتركة بشكل كامل فى كل خطوة من خطوات عملية
تنفيذ المشروع. ومع ذلك، فإن مشاركة الإدارة العليا ودعمها فى تحديد أولويات المشروع،
وتحديد الاتجاه، وتخصيص الموارد، وتسهيل الاتصالات. يمكن أن يكون عامل النجاح الأهم
فى أى عملية تنفيذ.
من الحتمى أن يتعاون الفريق المكلف
بعملية اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد مع فريق القيادة العليا، حيث يمكن
أن يعمل فرد واحد من الفريق التنفيذى كراعٍ ويقوم بدور البطولة الداخلية للمشروع من
أجل تبسيط وتسهيل الحصول على الموافقات.
5. إنشاء وتطوير خارطة طريق:
إن خارطة الطريق لا تضمن فقط عملية تنفيذ سلسة بل إنها توضح لأصحاب المصلحة
الماليين متى سيتم بدء التنفيذ، وما هى التكلفة المتوقعة، ومتى يمكنهم توقع البدء
في حصد الفوائد. تساعد خارطة الطريق في إدارة التحولات الكبيرة والمعقدة فى
التكنولوجيا و التغييرات التى تصحبها فى إجراءات العمل Business
processes حيث إن العمل من خلال سلسلة من المراحل (phases) المحددة جيداً يساعد على التحكم في تخطيط التكلفة. استخدم خارطة
الطريق لتوزيع عملية تنفيذ المشروع على مراحل Phases وتكون هذه المراحل فى خلال فترة زمنية قصيرة مما يوزع التكلفة على
مدى سنوات.
من الأهمية بمكان وضع بصمة
واضحة المعالم لتنفيذ نظام ERP
الخاص بك. تحديد المجالات الوظيفية فى مؤسستك التى ستتأثر والتى لن تتأثر بنظام
تخطيط موارد المؤسسات. بالنسبة للمجالات المتأثرة قم بتفصيل وظائف تخطيط موارد
المؤسسات التى سيتم تنفيذها والتحسينات المتوقعة على نظام العمل القائم بالفعل.
بمجرد اكتمال ذلك، من الضرورى ممارسة سيطرة قوية على نطاق المشروع. يجب أن يكون
تغيير نطاق مشروع نظام
تخطيط موارد المؤسسات عملية صعبة.
إن وضع خريطة طريق تفصيلية
توضح الخطوات التى تحتاجها الشركة قبل الانتقال إلى النظام الجديد والتى ستساعد
على تحديد التداعيات المحتملة وتحديد الطرق التي يمكن من خلالها التخفيف من حدة
هذه المطبات التى يمكن ان تعطل سرعة اتمام المشروع.
6. إنشاء فريق متعدد الوظائف للإشراف
على التنفيذ: للمساعدة فى تسهيل عملية التنفيذ، يجب على
الشركات إنشاء فريق تنفيذ مشترك بين الإدارات. يجب أن يتألف هذا الفريق من أفراد
من إدارات مختلفة، مثل المحاسبة، والانتاج، وتكنولوجيا المعلومات، والمرتبات،
والموارد البشرية، والمشتريات، والخدمات، والمخزون. يحتاج الفريق إلى سلطة اتخاذ
القرار ومسار واضح لبيان كيفية تصعيد المشاكل عند مواجهة قرارات تتجاوز سلطتهم.
من خلال بناء فريق متعدد
الوظائف، لا تعمل الشركات فقط على تحسين احتمالات التعامل مع جميع مجالات العمل،
بل تساعد أيضا على خلق عملية الولاء والإنتماء للمشروع وهذا يمكن أن يؤدى الى نجاح
المشروع بشكل عام.
يجب أن تتضمن جميع الفرق
متعددة الوظائف بعض الوظائف التنظيمية الرئيسية مثل إدارة المشاريع وتكنولوجيا
المعلومات والإدارة التنفيذية.
7. تنفيذ وحدات النظام على
مراحل (وليس كل الوحدات دفعة واحدة): على
سبيل المثال، قم أولاً بتطبيق نظام المحاسبة أولاً Financial
Modules، مثل دفتر الأستاذ العام General
Ledger وحسابات العملاء Accounts
Receivables وحسابات الموردين Accounts
Payables. وبمجرد تشغيل هذه الوحدات، قم بتنفيذ الوحدات
الأخرى، مثل الموارد البشرية والمرتبات وغيرها من الإضافات.
لقد فشلت العديد من المنظمات فى
تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بها عند محاولة تحويل جميع أنظمتها إلى نظام
تخطيط موارد المؤسسات دفعة واحدة، وهو خطأ كبير ومكلف.
8. لا تبخل على التدريب:
إن العنصر الأكثر أهمية في طرح نظام ERP هو
الأشخاص. إنشاء خطة كاملة للتدريب ووضع أصحاب المصلحة على نفس الخط. إن ضمان تخصيص
موارد التنفيذ خلال الأسابيع الستة الأولى أمر ضرورى لدعم المستخدمين النهائيين
وإدارة طلبات التغيير ومعالجة نقاط الفشل. إن الدعم المتميز هو أهم عامل لضمان
النجاح في اعتماد نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد.
قم بعمل استثمار قوى في
التدريب. هذا عنصر أساسى آخر لنشر نظام تخطيط موارد المؤسسات بنجاح ولا ينبغي إغفاله.
إذا كان الموظفون مقيدون، فغالبا ما يفشلون في الاستفادة الكاملة من الأدوات التي
حصلوا عليها، ويمكن أن يصابوا بالإحباط والتخلى عن النظام واللجوء إلى الحلول
اليدوية التي تستنزف الوقت والموارد وتخلق جزرا من المعلومات. لذلك من المهم إنشاء
برنامج تدريبى يناسب دور كل مستخدم داخل الشركة، مع تحديد أهداف ونتائج محددة.
المصدر:
https://www.cio.com/article/3050764/enterprise-resource-planning/8-ways-to-get-the-most-out-of-your-erp-system.html#tk.cio_rs
https://www.panorama-consulting.com/key-findings-from-the-2015-erp-report/
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق