دورة حياة المعلومات - الجزء الرابع

3- بمجرد السعي للحصول علي اجابه عن هذا التساول تبدا المرحله الثالثه في تنفيذ مفهوم اداره دوره حياه المعلومات عمليا‏,‏ والتي تعرف بمرحله تصنيف البيانات ويتم فيها فرز البيانات والمعلومات المتاحه وتبويبها ووضعها في سلم اولويات واضح ومتفق عليه من الجميع يحدد كيف سيتم استخدام هذه البيانات والي اي حد هي مهمه بالنسبه للعمل وعند اي توقيت‏,‏ وهل تتعلق بمهام حرجه ام حساسه ام اداريه‏,‏ ويتفق فيها الجميع علي اليه العمل التي سيتبعها متخصصو تكنولوجيا المعلومات في تحديد المكان او الاماكن التي ستعيش بها هذه البيانات ودوره حياتها‏,‏ وكيفيه تكوين السياسات الملائمه لترحيل البيانات والمعلومات من مكان لاخر ومن وقت لاخر في اوعيه التخزين حسب مقتضيات العمل باقل قدر من الاداره اليدويه للبيانات‏.‏

ويوكد الخبراء انه في مرحله التصنيف والفرز يتعين علي متخصصي تكنولوجيا المعلومات الاتفاق التام مع مديري وروساء الادارات الاخري علي بناء اطار واضح لتصنيف البيانات داخل الشركه طبقا لنمط البيانات تنظيم البيانات عمر البيانات قيمه البيانات‏.‏

وتعد تكنولوجيات اداره موارد التخزين من الادوات الفعاله في هذه المرحله ايضا‏,‏ فهي قادره علي مراقبه بيئه التخزين بشكل مستمر والكشف عن الاماكن التي يحدث فيها تجاوز لسعه التخزين وتكرار في الملفات والملفات غير الضروريه او الملفات التي تقادم بها العمر‏,‏ وهي معلومات مهمه للغايه في اداره دوره حياه المعلومه نظرا لدورها في فهم اي من البيانات يجب ان ترحل او تحال للارشفه او تمحي‏,‏ ولذلك تعتبر القاعده الاوليه التي يتم الاعتماد عليها في الفرز والتصنيف‏.‏

4- بالاجابه عن السوال السابق يكون الوضع بالمنشاه مهيئا للانتقال لطرح سوال اكثر تقدما في تنفيذ مفهوم اداره دوره حياه المعلومات وهو‏:‏ اي نظم التخزين ستستخدم وما هي البرمجيات الافضل وما هي الاجهزه المطلوبه وما هي النظم التي ستنقل المعلومات من مرحله الصبا والازدهار الي مرحله الشيخوخه والتقاعد؟ وما هي الادوات التي يمكنها ان تقوم اوتوماتيكيا بالحكم علي البيانات بالفناء وانهاء دوره حياتها اي محوها من منظومه التخزين ككل؟

ويمكن القول ان كل النقاط الوارده في هذا التساول يمكن استيعابها في المرحله الرابعه التي يعرفها اصحاب هذا الاتجاه بمرحله الميكنه‏,‏ ويقصد بها ترجمه كل ما انجز من اجماع في الراي وما اتخذ من قرارات بموافقه جميع الادارات بالمنشاه الي سياسات فنيه وتقنيه واجهزه ومعدات وبرمجيات ونظم تحدد في اي من موارد التخزين المتاحه ستوضع البيانات‏,‏ وعلي الساحه الان الكثير من البرمجيات ونظم معلومات التخزين والاجهزه والمعدات التي يمكن الاستعانه بها في هذه المرحله منها الي جانب تكنولوجيات اداره موارد التخزين ما يعرف باسم ادوات اداره التخزين الهيكليه وهي نظم معلومات تخزين متقدمه مصممه لميكنه عمليه ترحيل البيانات من مستوي تخزيني لاخر حسب اهميتها‏,‏ وما تحمله من قيمه‏,‏ وطبقا للمعايير التي يحددها المستخدم مثل نمط البيانات واخر مره تم التعامل معها وعمرها منذ ميلادها‏,‏ ويمكن لهذه النظم ان تضع البيانات المجمعه من نمط معين في مستوي الاول للتخزين الفائق الاهميه الذي يمكن الوصول اليه بسرعه ثم تعود وتنقلها في وقت اخر الي المستوي الثاني للتخزين او يتم ارشفتها اذا لم يكن هناك من يطلبها لفتره معينه من الوقت‏,‏ واذا ما دعت الحاجه تستطيع استعاده البيانات الي المستوي الاعلي بعد ترحيلها للمستوي الثاني‏.‏

ويحدد الخبراء عده اهداف لابد ان تحققها مرحله الميكنه‏,‏ نذكر ثلاثه منها علي سبيل المثال لا الحصر‏:‏

الاول‏:‏ هو تبسيط عمليه استعاده البيانات عقب الكوارث والاحداث المفاجئه وضمان استمراريه العمل وتحقيق هذا الامر يتطلب ان يحدد روساء الادارات والقطاعات بالمنشاه لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات البيانات الضروريه لضمان استمراريه العمل بالموسسه بلا توقف حتي يتم تدعيمها بادوات واجراءات فنيه تجعلها دائما متاحه‏,‏ وفي متناول اليد حتي في حاله وقوع كوارث او حوادث مفاجئه‏,

والثاني‏:‏ ضمان النسخ الاحتياطي الجيد للبيانات والمعلومات سواء كان النسخ الاحتياطي هدفه توفير نسخ طويله العمر من البيانات والمعلومات توضع في ارشيف قليل التكلفه‏,‏ ويمكن الرجوع اليه علي مهل او تحويل البيانات والمعلومات الي شكل من اشكال التخزين في اوعيه تخزين وسيطه مرتفعه التكلفه نسبيا يتيح استردادها بسرعه اثناء دوره العمل‏.

‏والثالث‏:‏ هو تفادي التكراريه في البيانات والمعلومات‏,‏ بمعني ان عمليه الميكنه لابد ان تضمن عدم تكرار المعلومات في اكثر من مكان داخل انظمه التخزين بالموسسه بلا داع‏,‏ لان ذلك يعني تكلفه زائده والتهام لمساحات تخزينيه تترجم في النهايه الي تكلفه‏,‏ علاوه علي ان التكراريه الزائده وغير المطلوبه تعيق عمليات البحث والاسترجاع‏,‏ وتجعل مستخدمي البيانات والمعلومات يغرقون في سيل من المعلومات المكرره باكثر من وجه‏.‏

5- عقب اتمام عمليه الميكنه وتشغيل منظومه اداره دوره حياه المعلومات بنجاح يتبقي سوال اخير وهو‏:‏ من يضمن جوده اداء المنظومه وقدرتها علي النمو والتطور‏,‏ وهو سوال تتكفل به اخر مرحله وهي مرحله المراجعه والتي تنفذ فيها عمليات تدقيق وفحص مستمر لجميع مكونات المنظومه‏,‏ للتاكد من انها تعمل بالكفاءه والشكل المطلوب والعمل علي فحص واكتشاف ايه اخطاء واصلاحها اولا باول‏,‏ ويتعين ان يتشارك فيها متخصصو تكنولوجيا المعلومات مع باقي المسئولين في المنشاه‏.‏

  ------------------------------------------------------------------------------------------

المصدر: مجلة لغة العصر العدد (43191) عام 2005