دورة حياة المعلومات - الجزء الثالث

المراحل الخمس لضمان تنفيذ الاتجاه الجديد عمليا بنجاح

                  قدمت فى الجزء السابق بعض التفاصيل حول مفهوم اداره دوره حياه المعلومات الذي يمثل احد التوجهات سريعه الانتشار في عالم المعلوماتيه هذه الايام‏,‏ ويطرح نفسه كحل متكامل لظاهره جبال المعلومات والبيانات الرقميه التي تتراكم‏,‏ وينمو حجمها بمعدلات سريعه داخل الموسسات والمنشات الكبري‏,‏ وباتت تشكل تحديا فيما يتعلق بالسيطره عليها ونفقات ادارتها والحفاظ عليها‏,‏ وقلت ان هذا الاتجاه يعتبر المعلومه كائنا حيا ديناميكيا‏,‏ تتغير قيمته واهميته النسبيه عبر الزمن والظروف المحيطه‏,‏ واستكمالا لما عرضته الاسبوع الماضي انتقل اليوم لمناقشه كيفيه ومراحل تنفيذ هذا التصور او المفهوم عمليا داخل الموسسات والشركات‏.‏

لو عدنا للاساس الفكري لمفهوم اداره دوره حياه المعلومات سنجده يتطلب كما سبق القول الاسبوع الماضي ثلاثه امور‏:

اولها ان اداره دوره حياه المعلومات ليست مجرد تكنولوجيا بل خليط من العمليات والتكنولوجيات التي تحدد كيف تتدفق او تمر البيانات عبر بيئه ما‏,.

وثانيها انه لابد من الربط بين الحصول علي قيمه اقتصاديه للمعلومات وبين تحمل اقل قدر من التكلفه في انشاء البنيه الاساسيه المعلوماتيه المطلوبه لحفظها وادارتها.

وثالثها انه لابد من المزج بشكل كامل بين الاهداف التي تضعها الموسسه لنفسها وبين البنيه الاساسيه المعلوماتيه المتاحه لديها‏.‏

ويري اصحاب هذا الاتجاه ان النقاط الثلاث السابقه تجعل من المتعين ان يمر التنفيذ العملي لمفهوم اداره دوره حياه المعلومات بالمراحل التاليه‏:

(‏ التقييم والفحص - التهيئه الاجتماعيه - التصنيف - الميكنه - المراجعه‏),‏ والمفترض ان كل مرحله من هذه المراحل تقترن بسوال محدد نابع من طبيعتها‏,‏ ويتعين ان تتوافر له اجابه شافيه واضحه توضع بين يدي العاملين بالمنشاه قبل الانتقال للمرحله التاليه‏..‏ وفيما يلي نعرض لكل مرحله والسوال الخاص بها‏:‏

1- عند البدء في تنفيذ هذا المفهوم‏,‏ يفترض ان يكون السوال الذي يطرح نفسه هو‏:‏ كيف تعيش وتستخدم المعلومات بواقعها الحالي وما الذي يفرزه هذا الواقع من سلبيات وايجابيات؟

تضطلع المرحله الاولي بالاجابه وهي مرحله التقييم والفحص التي تستهدف الوقوف علي اماكن وانماط تخزين المعلومات ومعدلات وانماط استخدامها وحجمها ومعدلات تغييرها وانتاجها‏,‏ وهي مهمه توكل للعاملين باداره تكنولوجيا المعلومات بالمنشاه‏,‏ وهناك برمجيات وتكنولوجيات يمكن استخدامها في هذه المرحله‏,‏ منها ما يعرف ببرمجيات اداره موارد التخزين التي تساعد علي استكشاف وتحديد البيانات الموجوده في اوعيه التخزين داخل بيئه العمل وانتاج تقارير توضح انماط استخدام البيانات‏,‏ وتقود الي فهم جميع التفاصيل الخاصه بخريطه توزيع المعلومات وانماطها بالمنشاه‏.‏

2- بانتهاء عمليه فهم الخريطه الحاليه بابعادها المختلفه يصبح السوال‏:‏ ما هي البيئه او المجتمع الذي ستعيش فيه المعلومات في المرحله الجديده‏,‏ وهذا بالتحديد السوال الذي يتعين ان تجيب عنه مرحله التهيئه الاجتماعيه للمعلومات والتي يقصد بها نقل الواقع الذي تم التعرف عليه في المرحله الاولي بكل ما افرزه من سلبيات وايجابيات الي روساء الادارات والقطاعات المختلفه بالمنشاه للتعرف عليه وفهمه والاقتناع بجدوي تغييره وفق نسق واليات جديده‏,‏ بما يودي لتهيئه الاوضاع داخل مجتمع او بيئه العمل لتقبل المفهوم الجديد‏,‏ وهنا يمكن لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات استخلاص وعرض تقارير من تكنولوجيات اداره موارد التخزين توضح اين يتوقف استخدام اصول التخزين والتكاليف المرتبطه بذلك‏,‏ وتاثير ذلك علي اداء العمل‏,‏ ثم مشاركه الاخرين في وضع تصورات للحل‏.‏

وبالتداعي المنطقي للامور فانه حينما يتلاقي متخصصو تكنولوجيا المعلومات مع روساء الادارات والقطاعات المختلفه بعد انجاز المرحلتين السابقتين لابد وان يكون السوال المطروح‏:‏ ما هي مواصفات وسمات المعلومات التي ستوجد بالمنشاه خلال الفتره المقبله؟‏..‏ وكيف سيعيش كل منها ومتي يفترض ان يكتسب الحيويه ويتراجع للخلف لينزوي بعيدا او يصل لنهايه دوره حياته؟