البريد الالكترونى - تنظيم مجلد الوارد

نصائح لتنظيم مجلد البريد الوارد:

إذا كان متوسط ​​حجم البريد الإلكترونى اليومى لدى أياً منا، يقترب من 50 رسالة فى اليوم الواحد، فإن مستويات التوتر لدينا وشبح عدم إكتمال الأعمال التى تصلنا عبر البريد الإلكترونى تكون دائماً ماثلة أمام أعيننا. إن صناديق البريد الإلكترونى الخاصة بالشركات تمتلئ يومياً بسبب رسائل البريد الالكترونى المنخفضة القيمة، والتى يبدو أنه يتم إرسالها لمجرد وجود آلية تقوم بذلك.

فى هذه السلسلة نصائح تساعد الأفراد ومديرى الأعمال التجارية على إعادة تنظيم حياتهم الالكترونية مثل تنظيم ملفات الكمبيوتر، وقواعد تسمية الملفات الخاصة بهم لزيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء الرقمية. الجزء الذى يخشاه معظم الناس أكثر من غيره هو إدارة البريد الإلكترونى.

كما هو الحال مع إدارة الملفات، وقواعد تسمية الملفات، تتطلب إدارة البريد الإلكترونى حلاً يتمثل فى تغيير أسلوب تعاملك مع البريد الالكترونى. تحتاج إلى تطوير القواعد والمبادئ التى تتعامل بها يومياً. تذكر أن البقاء منظماً يشبه الحفاظ على نظام غذائى وممارسة التمارين الرياضية. يجب الحفاظ على هذه القواعد والمبادئ بصورة دائمة يومية. والا ستكون النتائج قصيرة الأجل.

قبل أن تغوص فى مشروع إعادة تنظيم البريد الإلكترونى، خذ لحظة لتدرك أنك لست مضطراً لأن تكون مثالياً. الهدف هو التوصل إلى قواعد يمكنك الالتزام بها بشكل معقول وجعل عملك أو حياتك الشخصية أسهل وأكثر إنتاجية وأفضل. إذا كان تثبيت برنامج Microsoft Outlook الجديد الأنيق هو الشيء الذى سيشعل المحرك الخاص بتنظيف علبة الوارد، فأفعل ذلك الآن أو جرب أى من البرامج المجانية.

أحدث رسالة وأقدم رسالة فى شاشة واحدة

فى المرة التى قمت فيها بفتح مجلد البريد الوارد الخاص بى ووجدت لدى أكثر من ثلاث صفحات من الرسائل التى تجلس هناك. وعلى الرغم انه قد تم وضع علامة "مقرؤة" على معظم هذه الرسائل، إلا أننى قد تركتها فى مجلد البريد الورارد لأننى لم أتخذ أى إجراء بشأنها. فى تلك اللحظة أدركت أننى بحاجة إلى أسلوب منهجى لإدارة البريد الإلكترونى.

أتذكر الشعور بالإرهاق والتفكير فى أننى إذا لم أبدأ فى التخلص من الرسائل الإلكترونية التى تأتى فى كل ثانية، فستكون المشكلة أسوأ فى غضون ساعة وستكون بالتأكيد غير محتملة فى صباح اليوم التالى.

نتيجة لذلك قمت بإعداد هدف واحد بسيط لنفسى: أن أكون قادراً دائماً على رؤية أخر رسالة فى مجلد البريد الوارد. بعبارة أخرى، أريد أن أكون قادراً على رؤية أحدث الرسائل المستلمة وأقدم رسالة وذلك فى شاشة واحدة.

أنا لا أقضى يوم العمل كله لتنفيذ هذا الهدف كل لحظة من كل يوم. لان هذا من شأنه أن يجعلنى عصبياً وسيأتى بنتائج عكسية. لكننى أهدف إلى رؤية أسفل مجلد الوارد قبل أن أترك العمل كل يوم، وإذا فشلت فى ذلك  فعلى الأقل يجب أن يتم ذلك قبل الإجازة الأسبوعية.

يجب كذلك التصرف بعقل حول مشاكل الأعداد الزائدة لرسائل البريد الإلكترونى وذلك أثناء الإجازات. بعد عودتى من الإجازة أعطى نفسى أسبوعاً على الأقل للحاق بالبريد الإلكترونى وأحاول ألا أركز عليه فى اليوم الأول أو الثانى بعد العودة للعمل.

ترتيب الرسائل شهرياً

الطريقة التى أدير بها حساب البريد الإلكترونى لنشاطى التجارى هى نفس الطريقة التى أدير بها ملفاتى الإلكترونية فى مجلدات. كل شيء يدخل فى مجلد.

أولاً، أقوم بإنشاء بعض المجلدات الأساسية حسب المشروع، مثل Project A و B  داخل كل مجلد مشروع وأقوم بإنشاء مجلدات فرعية لكل شهر، مصنفاً بالسنة والشهر. على سبيل المثال، تتم تسمية مجلد يونيو 2011 باسم 1106_JUN

عندما تأتى رسائل البريد الإلكترونى الجديدة فإنها غالباً ما تجلس فى بريدى الإلكترونى لبضع ساعات، أو يوم، أو ربما أسبوع أو أسبوعين. لكنهم لا يثقلوننى أبداً لأن لدى بالفعل نظام قائم، هذا النظام يحافظ على كل شيء بمستوى يمكن التحكم فيه. فيما يلي القواعد الخاصة بنظامى. قد لا يكون ذلك مناسباً لك ولكن يمكن أن يقدم مثالاً على حل واحد. خصص الحل الخاص بك مع القواعد التى تناسب نمط حياتك.

القاعدة 1: إذا كان البريد الإلكترونى لا يتطلب اتخاذ إجراء (بما فى ذلك إعادة القراءة)، فأنا أحذفها على الفور. 

القاعدة 2: إذا كان البريد الإلكترونى مهماً بمعنى أنه يتطلب اتخاذ إجراء وشيك أو إعادة قراءة عميقة وربما رد، فإنه يبقى فى مجلد البريد الوارد حتى أتخذ إجراء حياله. يمكن أن يظل فى مجلد البريد الوارد لمدة تصل إلى شهر. بعد شهر يجب أن أتصرف فيه. هذا هو الموعد النهائى. بمجرد اتخاذ إجراء يتم إرسال البريد الإلكترونى إلى المجلد المخصص له.

القاعدة 3: إذا كان البريد الإلكترونى يحتوى على معلومات أحتاجها ولكن لا يتطلب اتخاذ إجراء فورى، فيجب نقلها إلى مجلدها المناظر بحلول نهاية اليوم، أو فى نهاية الأسبوع إذا كنت مشغولاً. إذا كنت خائفاً من أن أنسى التصرف حيال هذه الرسالة لأنها ليست مرئية أمامى لأنها ليست فى مجلد البريد الوارد، فيمكننى إنشاء عنصر تقويم كتذكير بأنه يجب إتخاذ إجراء ما حيال هذه الرسالة. يجب وضع البريد الإلكترونى فى مجلد. لا استثناءات.

القاعدة 4: قبل الإجازة الأسبوعية، أعطى نفسى من 10 إلى 20 دقيقة لفرز ما هو موجود فى مجلد البريد الوارد وربما العمل على العناصر التى لا تتطلب استجابة طويلة. وبحلول الوقت الذي أغادر فيه المكتب ينبغى أن أتمكن من رؤية مساحة بيضاء فى الجزء السفلى من مجلد الوارد حتى يمكن تعبئتها مرة أخرى خلال عطلة نهاية الأسبوع.

القاعدة 5: بعد عام ، يمكن أرشفتها أو حذفها. أميل إلى الاحتفاظ ببيانات البريد الإلكترونى لمدة عام تقريباً وأرشفة كل شيء آخر ، وهو أمر سهل للغاية عند تصنيف معلوماتك فى مجلدات حسب الشهر والسنة.

طريقة منظمة أخرى شائعة في يوم الأعمال الورقية الفعلية هي إنشاء 31 مجلداً مصنفة عددياً ، لكل يوم من الشهر يكون هناك مجلد مقابل له. بدلاً من إنشاء قائمة مهام يومية من المفترض أن تقوم بحفظ أوراق العمل والتذكيرات (وبطاقات عيد الميلاد، والفواتير للدفع، وما إلى ذلك) فى المجلدات المقابلة لتاريخ الإجراء المناسب. عندما يصل التاريخ تفتح المجلد وتتكفل بالعناية بكل ما بداخله.

طريقة أخرى هى التقسيم. يستخدم الكثير من الأشخاص التقسيم فى حياتهم الشخصية عبر البريد الإلكترونى من خلال تخصيص حساب واحد للقوائم البريدية واستخدام حساب اخر للتواصل مع الأصدقاء والعائلة. لماذا لا تستخدم نفس المفهوم فى العمل؟

التخلص من قلق البريد الإلكترونى

أنا لا ادافع بأى حال من الأحوال أن نظامى فى تنظيم مجلد البريد الوارد، أو نظام مجلد ال 31 يوم على انهم مناسبين للجميع. إن نظامى يبدو مناسبا بالنسبة لى لأننى أميل إلى تذكر الأشياء استناداً إلى وقت حدوثها. بالإضافة إلى ذلك أتطلع فعلاً إلى هذه الدقائق القليلة فى نهاية كل أسبوع عندما أقوم بإجراء مراجعة مجلد البريد الوارد.

وأخيراً، فإن الهدف الأساسى من التمكن دائماً من رؤية الجزء السفلى من مجلد البريد الوارد أنه يمنحنى شعوراً بالراحة. قد يشعر بعض الأشخاص الآخرون بالقلق من الاضطرار إلى إدارة أكثر من 12 مجلداً أو الوفاء بالمواعيد النهائية ذات الصلة.

قد يكون أكثر إنتاجية بالنسبة لك أن تكون قادراً على رؤية البريد الخاص بك فى شاشة واحدة. ليس من السيئ أن تكتب الأشياء التى تجعلك تشعر بالقلق لأنك إذا تمكنت من تحديد ما لا تريده فى بريدك الإلكترونى، يمكنك إنشاء قواعد وإرشادات لمنع ذلك.

بغض النظر عن النظام التنظيمى الذى تنشئه لنفسك أو لنشاطك التجارى، ركز على عادات نمط الحياة والقواعد العامة. ليس عليك أن تكون مثالياً كل يوم. تحتاج فقط إلى وضع نظام يبقيك على الطريق الصحيح.

الخلاصة:

إن الأفكار المهمة التى يجب أخذها من هذه المقالة هى:

1.       وجود كمية معقولة من البريد الإلكترونى سيجعل حياتك العملية أسهل وأفضل.

2.       فى تطوير المبادئ للتعامل مع البريد الإلكترونى، والتركيز على عادات نمط الحياة بدلا من القواعد الجادة والسريعة.

3.       حدد كيفية التعامل مع البريد الإلكترونى يومياً وأسبوعياً وشهرياً فضلاً عن عدد مرات أرشفة بيانات البريد الإلكترونى.

4.       اكتشف ما لا تريده من بريدك الإلكترونى، ثم قم بإنشاء عادات تمنع حدوثه.

المصدر:

https://www.pcmag.com/article2/0,2817,2385621,00.asp