البريد الالكترونى - نصائح لكتابة الرسائل

الشبكات الاجتماعية مخصصة للأصدقاء ، لكن البريد الإلكترونى للجميع حتى الأعداء. يبقى البريد الإلكترونى هو التطبيق الاكثر انتشاراً للاتصال عبر الإنترنت. تجنب هذه الأخطاء أثناء كتابة رسالة البريد الالكترونى.

1.      الشخص المناسب فى المكان المناسب

عندما تكتب رسالة بريد الكترونى فإنك ترغب فى توجيهها إلى شخص ما أو مجموعة من الأشخاص ليتخذوا إجراء ما حيال هذه الرسالة. وكذلك قد ترغب فى إعلام أشخاص آخرين بمحتوى هذه الرسالة بدون أن يكون عليهم إتخاذ أى إجراء. وفى بعض الأحيان قد ترغب فى إعلام شخص ما بمضمون هذه الرسالة ولكنك لا تريد أن يعرف بقية الأشخاص الأخرين أنك قد أخبرت هذا الشخص بمضمون الرسالة. فأين تضع كل هذه الأسماء.

لقد وفرت لك نظم إدارة البريد الالكترونى مثل Outlook، مجموعة الحقول التالية:

To: وهو لإضافة أسماء الأشخاص المعنيين بأتخاذ إجراء ما تجاه محتوى هذه الرسالة.

CC: وهو إختصار ل Carbon Copy أى نسخه بالكربون، وهو مشتق من المصطلح القديم المستخدم أثناء كتابة الخطابات اليديوية قديماً. حيث كان يتم كتابة الخطاب يدويا، من أصل وعدد من الصور، وكان يتم استخدام ورق الكربون للحصول على هذه الصور. والآن يستخدم هذا الحقل لإضافة أسماء الأشخاص الذين نرغب فى إعلامهم فقط بمضمون الرسالة وبدون أن يكون عليهم إتخاذ أى إجراء. مجرد نسخه لإخبارهم بمحتويات الرسالة وبأنك أرسلت هذه الرسالة.

BCC: وهو إختصار ل Blind Carbon Copy، أى نسخه كربونية غير مرئية للأخرين. أى أنك تريد إعلام شخص ما بمضمون هذه الرسالة ولكن بدون أن يعلم اياً من الأشخاص فى To، او فى CC انك قد أرسلت هذه الرسالة للشخص المكتوب فى BCC.
البعض يرى إستخدام هذا الحقل غير أخلاقياً، بينما يراه البعض ضرورياً ولا غنى عنه. ونحن نترك للقارئ حرية أتخاذ القرار.

لذلك استخدم هذه الحقول الثلاثة وفقاً لما هو مخطط له، فهذا يدل على إحترافك فى إستخدام البريد الالكترونى. ولا تضع كل أسماء الأشخاص فى حقل To.

2.      اضغط الزر المناسب فى الوقت المناسب

عندما تريد الرد على رسالة وردت إليك، فيمكنك استخدام احد أزرار Reply او Reply to All. وبناء على محتوى الرسالة ومضمون الرد الذى تريد الرد به، يجب عليك الضغط على الزر المناسب. تجنب إستخدام زر Reply to All دائماً إلا إذا كنت تريد فعلا إعادة إرسال الرسالة للجميع. أستخدم زر Reply فقط للرد على الذى أرسل لك الرسالة.

3.      أنت تكتب رسالة وليس كتاب

أحتفظ بموضوع واحد فقط فى رسالة البريد الإلكترونى. من الأفضل دائماً أن تحتوى الرسالة على عدد محدد من النقاط وأن تختص بموضوع واحد فقط. تجنب الفقرات المتعددة حول عدة مواضيع وتجمعها معاً فى شكل واحد ضخم. كلما زاد الطول ، والمزيد من التفاصيل ، والمزيد من الموضوعات التى تمت تغطيتها فى البريد الإلكترونى كان ذلك سيئاً.
أيضاً اجعل سطر الموضوع الخاص بالبريد الإلكترونى يعبر عن محتوى الرسالة.

4.      لا تنشر العدوى إذا كنت مصاباً

بالتأكيد يخاف الجميع من الاصابة بفيروسات الكمبيوتر. لذلك لا تكون انت سبب أصابتهم بالفيروسات عن طريق رسائلك المحملة بالفيروسات. تأكد من تثبيت برامج مكافحة الفيروسات، ولا تتردد فى تنزيلها أو طلب ذلك من فريق الدعم الفنى بشركتك.
لا تفتح المرفقات التى تشك أنها مصابة بالفيروسات، ولا تتردد فى الإتصال بفريق أمن المعلومات فى شركتك لطلب المشورة أو المساعدة. 
لا تكن أنت سبب نشر الفيروسات على مستوى الشبكة بشركتك.

5.      لا تستخدم الملفات كبيرة الحجم كمرفقات

هل حصلت على صورة رقمية رائعة لقطتك الصغيرة وتريد مشاركتها؟، ماذا عن الفيديو العالى الجودة والذى مدته 15 دقيقة لأخر أهداف نجمك المحبوب؟ هل الحجم يهم؟

يجب ان تعلم ان معظم مجلدات البريد الالكترونى الوارد فى الشركات يكون لها حجم محدد، كما أن وسائط التخزين لقواعد بيانات برامج البريد الالكترونى لها حجم محدد أيضاً. إن إرسالك لهذه المرفقات كبيرة الحجم يؤدى إلى ملئ صندوق البريد الوارد للشخص الذى ترسل إليه هذه الرسالة، وبهذا تعرضه لخطر عدم القدرة على إستقبال أى رسائل أخرى فى حالة إمتلاء صندوق بريد الوارد الخاص به.

كما أن إرسال مرفقات بهذا الحجم الكبير لعدد كبير من المستخدمين، يؤدى إلى وضع هذا الملف المرفق فى صندوق البريد الالكترونى الوارد لكل الأشخاص الذين تم إرسال الرسالة لهم، وبذلك تؤدى إلى ضياع مساحة هائلة من وسائط التخزين المستخدمة فى سيرفرات قواعد البيانات الخاصه ببرامج البريد الالكترونى.

إذا أردت إرسال هذه النوعيه من المرفقات كبيرة الحجم، يمكنك وضع الملف الأصلى على Flicker او YouTube ثم إرسال الرابط لهذا الملف فقط إلى الاصدقاء وزملاء العمل، ولا ترسل الملف الاصلى كبير الحجم.

أيضاً، إذا ذكرت فى رسالتك ان هناك مرفقات يمكن الرجوع إليها فتأكد من أنك بالفعل قد أرفقت هذا الملف ولم تنساه.

6.      فضلا، إخفض صوتك لا تصرخ

من المعروف عند إرسال رسالة بالبريد الاكترونى، أنك إذا أستخدمت الحروف الكبيرة فى اللغة الانجليزية Capital Letters، فإن هذا يعنى انك تريد من المستقبل أن يركز على هذه الكلمة أو الجملة المكتوبة بالحروف الكبيرة، وكأنك تقولها لها بصوت عالى.

لذا تجنب إستخدام الحروف الكبيرة فى كتابة كامل رسالة البريد الالكترونى، لأن المستقبل سيعتبر هذا أنك تصيح فى وجهة وسينقل له معنى أنك غاضب منه وتريد الصراخ عليه. إستخدم الحروف الكبيرة فقط فى الجمل التى تريد التركيز عليها وليس فى كامل الرسالة.

7.      توقيعك أسفل الرسالة

إن كتلة النص فى نهاية بريدك الإلكترونى هى معلومات مفيدة مثل اسمك وعنوانك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك لمن يريد أن يتواصل معك خارج البريد الالكترونى. لا تعامل التوقيع على أنه عمل فنى. لا تقم بملئه بروابط لموقعك على الويب، ولا تضع به صورتك الشخصية.

8.      إعادة إرسال الرسائل مرة أخرى

لكل منا فرد من العائلة أو زميل فى العمل يقوم بارسال رسائل تحتوى على معلومات مفيدة من فترة لأخرى. هذا الشخص لا يجب بالضرورة أن يكون أنت. إذا لم يكن لديك فعلا الرسائل التى تحتوى على معلومات مفيدة للمستقبل الذى ترسل له الرسالة، لذا لا تقم بارسال هذه الرسالة له. فمعظمنا ليس لديه الوقت.
لا يجب أن ترسل أى رسالة تصلك إلى كل الأشخاص الذين تعرفهم، فقط إرسلها لمن يهتم بنوعية هذه المعلومة فقط.

9.      الإنتشار ولكن....

إن معظمنا يمتلك العديد من حسابات البريد الالكترونى المجانية مثل Yahoo, Hotmail, or Gmail. ونستخدم كل حساب منهم لهدف محدد فمنها ما نستخدمه للمراسلات، واخر للنشرات الإخبارية، وما إلى ذلك. ولكن لا تسبب الحيرة والارتباك لمن ترسل لهم رسائلك بأن ترسل لهم كل مرة من بريد مختلف. فقط أحرص على التوحيد فى إستخدام البريد الالكترونى ولا تسبب لهم الحيرة والارتباك.

10.  لا ترد على البريد وأنت غاضب

فقط ببساطة كما يشير العنوان، لا ترد على اى رسالة للبريد الالكترونى وأنت غاضب. قد يحمل ردك وأنت غاضب عبارت قد تسبب لك المشاكل. وكما تعلم فإن البريد الالكترونى لا يظهر تعابير الوجهه أو العواطف، لذا فان المُستقبل لن يرى من ردك سوى كلماتك، ولن يُقدر موقفك النفسى أو العاطفى الذى انت فيه وانت ترد بهذا الغضب.
لذا لا ترد على الرسائل وانت غاضب.