الدعم الفنى - الجزء الثالث

Help desk - Part 3

أنواع مكتب المساعدة:

داخلى	يخدم موظفى الشركة، وهذا يكون فى الشركات الكبيرة.
خارجى	فى الشركات المصنعة للأجهزةوالبرامج ويخدم عملاء الشركة.
مختلط	يخدم الهدفين اعلاه معا.

طرق الأتصال بمكتب المساعدة:

· التليفون.

· موقع على الأنترنت.

· الحضور الشخصى للعميل.

· البريد الالكترونى.

الهيكل الوظيفي لمكتب المساعدة:

يختلف الهيكل الوظيفى فى مكتب المساعدة حسب حجم الشركة وعدد الموظفين المستفيدين من خدمة الدعم الفنى بها. ولكن تشترك كل مكاتب المساعدة فى انها تستخدم برامج خاصة لتسجيل شكاوى وتساؤلات العملاء ومتابعتها حتى تنتهى.

Dispatcher	لأستقبال المكالمات، وتوزيعها على الفنيين المتخصصين.
Level One Specialist	متخصص فنى من المستوى الأول (مبتدئ).
Level One Analyst	لتحليل نوعيه المشاكل وتصنيفها والعمل على عدم تكرارها.
Supervisor	لمراقبة أداء العاملين، ومتابعه شكاوى العملاء.
Manager	أدارة وتخطيط وتنظيم العمل بمكتب المساعدة.

أهم عنصر فى مكتب المساعدة هم الأشخاص العاملون فيه. فهم الأساس، لذلك تهتم الشركات كثيراً بهذا العنصر وتحرص على استقطاب الكفاءات الجيدة التى تجمع بين العلم والمهارات الشخصية (تحليل المشاكل وحلها)، والقدرات النفسية (التعامل مع انماط مختلفة من العملاء).

مهارات موظف الدعم الفنى:

بالأضافة الى القدرات الفنية اللازمة لحل مشكلة معينة، توجد العديد من المهارات التى يجب أن يتصف بها من يعمل فى قسم الدعم الفنى:

· الأستماع والتحدث الجيد.

· القدرة على تحليل المشاكل وحلها.

· مهارات الكتابة.

· القدرة على العمل تحت ضغط.

· مهارات أدارة الوقت.

تذكر:

أنك تقدم الدعم الفنى لبشر مثلك لهم أحاسيس ومشاعر، ولم يتصلوا بك إلا لضرورة ملحة عندهم. لذا يتوجب عليك التعامل معهم بلطف لأنهم فى مشكلة تتعلق بعملهم، ولا شك انك تريد الخير للناس جميعاً.

مستوى متميز للدعم الفنى... لماذا؟

تحرص الشركات على تقديم مستوى متميز من خدمة الدعم الفنى لعدة اسباب، منها:

1. إن العميل الذى جرب التعامل مع الشركة ولاقى مستوى متميز من التعامل مع مشاكله، سيكون مهتم بما تقدمه الشركة من منتجات جديدة، وسيحرص على الشراء منها فى كل مرة لأنه ببساطة ليس على استعداد للمغامرة مع شركات اخرى لا يعرفها.

2. الابحاث اثبتت ان 5% من العملاء المتضررين من التعامل مع الشركة هم فقط اللذين يشتكون اما الباقى فيذهب مباشرة للشركات المنافسة. ولهذا فأنه بتقديمك خدمة متميزة فى الدعم الفنى فأنك تحتفظ بعملائك.

3. الاستفادة من ملاحظات العملاء/ فهم من قاموا بتجربة منتجات شركتك وتعاملوا معها بصورة مباشرة وبعضهم يقدم ملاحظات تفيدك في تطوير منتجات شركتك. فأسمتع باهتمام لملاحاظات العملاء.

4. عملاء سعداء = موظفين سعداء، والعكس صحيح.

تذكر:

تقديم المساعدة لشخص اخر يدخل البهجة والسرور على قلبك، فأحرص على ان تظل هذه الصفه ملازمة لك فى الحياه.

بالاضافة إلى أن عملك فى الدعم الفنى يعزز ثقتك فى نفسك، ويشعرك بالسعادة لمساعده الآخرين.

رضا العملاء (customer satisfaction):

إن رضا العملاء هو الغرض الأساسى من إنشاء مكتب المساعدة فى اى شركة. إن ما يريده العميل من فنى مكتب المساعدة هو:

1. سرعة الأستجابة: تعنى الرد على الهاتف أو البريد الألكترونى فى اسرع وقت، حسب وعد الشركة فبعض الشركات تحدد 24 ساعه كحد اقصى للرد على البريد الالكترونى، وساعتيم مثلا للرد على الرسائل الصوتية... وهكذا.

2. الاهتمام: يعنى الحرص على مشكلة العميل ومتابعتها حتى النهاية، وأن تتعامل مع العميل كأنها مشكلة شخصية لك انت. وسيسعد العميل عندما يرى اهتمامك وحرصك على مساعدته وحل مشكلته بسرعة.

3. المهارة: هى قدرتك على تحليل المشكلة والوصول لحل لها بسرعة.

إن الوفاء بمتطلبات العميل تؤدى إلى رضاه عن منتجات الشركة، بينما الأخفاق فى اى منها يؤدى إلى سخطه وتضجره.

كن هناك	· أجب على التليفون خلال 30 ثانية. · أجب عن الرسائل الصوتية المسجلة خلال 30 دقيقة. · أجب على البريد الألكترونى خلال 4 ساعات.
كن راغباً	· أجب على الهات وأنت مبتسم. · أجمع الحقائق وأقترب من المشكلة بطريقة فعالة. · تكلم بوضوح وبعبارت مفهومه للعملاء. · اهتم بمشكلة العميل وتعامل معاها كما لو كانت مشكلتك.
كن قادراً	· استخدم جميع الامكانات المتاحة لحل المشكلة. · حل 75% من المشاكل بنفسك. · حل جميع المشاكل أو أرفعها للمستوى الأعلى منك.

تقييم أداء الدعم الفنى:

تتخذ العديد من الشركات مقاييس مختلفة لقياس أداء العمالين فى مكتب المساعدة. فقد تستخدم بعض الشركات نماذج جاهزه تعبأ من قبل العملاء. وقد يتابع مسئولو الشركة تسجيلات صوتيه للأتصالات بين العملاء وموظفى مكتب الدعم الفنى.

تذكر:

يجب عليك شكر العملاء اللذين يفيدونك عن طريقة ادائك لعملك حتى لو كانت ملاحظاتهم سلبيه تجاههك. فبهذا ستستطيع تعديل نفسك نحو الافضل.