إدارة الأعمال - الجزء الثالث

مبادئ إدارة الأعمال

أنـواع الأنتـاجيـة:

          إن الفهم الصحيح للانتاجية مهمه جدا لأى مشرف. الأنتاجية فى مفهومها الشامل، هى الهدف الأساسى لكل المؤسسات والحكومات. بصفتك مشرف فأنك ستهتم على الأقل بنوعين فقط من أنواع الأنتاجية وهما أنتاجية الفرد، وأنتاجية الإدارة.

الإنتاجية المادية:

          العامل الذى يقوم بتشغيل الماكينات المستخدمة فى خطوط الانتاج، يشارك فى تصنيع هذه الأصناف بشكل مباشر وملموس ويمكن تقييم أنتاجيه العامل بواسطة الإدارة . وعلى هذا يمكن تطبيق القواعد والمعايير المهنية بسهولة على عمال الأنتاج.

إنتاجية المبيعات:
البائع فى أى من محلات التجزئة، يعرف كيف يقييم أداؤه وأنتاجيته مقارنة بزملائة الأخرين وذلك لأن الإدارة تحتفظ بسجلات توضح مبيعات كل فرد من رجال البيع. وعلى هذا فأن أنتاجية الأفراد يمكن أن تقارن مع مع مقياس أو معيار معين يوضح مستوى انتاجية كل فرد من رجال المبيعات. العديد من الموظفين اللذين لا يقومون بالمشاركة بشكل مباشر وملموس فى الإنتاج فى مصنع ما، أو اللذين لا يقومون بعمليات البيع مباشرة للعملاء وبالتالى لا يشاركون فى أدخال نقدية بصورة مباشرة للمصنع، هؤلاء الموظفين يقومون بتأدية خدمات مهمة للمصنع أو الشركة التى يعملون بها وتمثل الخدمات التى يقدمونها نوعية مختلفة من الأنتاجية. معظم هذه الخدمات يكون تحت تصنيف خدمات العملاء.

إنتاجية الأدارات:

          أنتاجية الأدارات، هى المحموع الكلى لأنتاج كافة الأقسام التى تتبع هذه الإدارة . ومثل الأنتاجية الفردية يمكن تقسيم أنتاجية الأدارات إلى أنتاجية مادية، أنتاجية بالمبيعات، و أنتاجية بالخدمات أو خليط من كل ماسبق مع أى انواع اخرى للأنتاجية. أنتاجية الأدارات اسهل فى القياس من الأنتاجية الفردية لأنها يمكن أن تحول يسهولة إلى أرقام محاسبية ومؤشرات للأنتاج.

إن الشيء المهم الذى يجب ملاحظته بخصوص أنتاجية الإدارة أنها ستصبح مسئوليتك فى نفس اللحظة التى تصبح فيها مشرف. يجب أن تتعود على أن تتعايش بصورة يومية مع الأرقام، التقارير، والمقارنات.

لا يوجد مشرف يستطيع القيام بكل المهام بمفرده. كلما زادت المهام التى تؤديها بنفسك كلما قلت أنتاجية الإدارة بوجهة عام.

المشرف العامل، الذى يؤدى اعمال الأشراف والأنتاج بنفسه فى نفس الوقت ستكون انتاجية أدارته أقل من المشرف الذى يتفرغ للأشراف فقط.

الفجوات الأنتاجية:

          الفجوات الانتاجية الفردية هى الفرق بين ما ينتجه الموظف فعلياً وبين ما يمكن ان ينتجه فى الظروف المثالية. الفجوات الأنتاجة للأدارة هى الفرق بين ما تنتجه الإدارة وبين ما يمكن أن تنتجه الإدارة .

          وظيفة المشرف هى تقليل الفجوات الأنتاجية للأدارة وبما أن المشرف مهما كانت كفائته فأنه يكون محدود الوقت والمجهود، لذا فأنه يجب على المشرف التركيز مع موظفيه على تقليل الفجوات الانتاجية للأفراد. فحينما تقل الفجوات الأنتاجيه للأفراد ستقل الفجوات الأنتاجيه للأدارة ككل. ولتحقيق هذا الهدف يجب أن يكون هناك علاقات أنسانية قوية بين المشرف وبين الموظفين التابعيين له ويجب على المشرف تحفيز الموظفين لديه لبذل المزيد من الجهد.

حساب الأنتاجية:

          بسيطة للغايه، الأنتاجية = المخرجات / الأدخالات.

المخرجات، هى أى شيئ تنتجه الشركة أو المصنع. الأدخالات، هى اى شيئ يحتاجه المصنع أو الشركة لأتمام عملية الأنتاج مثل الوقت. بالتحكم فى أى من المدخلات أو المخرجات فأننا بالتالى نؤثر على، ونتحكم فى الأنتاجية.

مثال لحساب الانتاجية: نفترض موظف فى أحد المطاعم يقوم بأعدد السندويتشات، يقم بعمل 100 سندويتش فى ساعتين. بتطبيق المعادلة السابق ذكرها الأنتاجية = المخرجات / المدخلات. المخردات هى هى عدد السندويتشات والمدخلات هنا هى الزمن وبالتالى تكون أنتاجية هذا الموظف هى 100/2 = 50 سندويتش فى الساعة.

معدل الأنتاجية يؤثر بالطبع على تكلفة الوحدة من المنتج. بفرض ان الموظف السابق يتقاضى 20 جنيه فى الساعة، وبما أنه ينتج 50 سندويتش فى الساعة فأن تكلفة الساندويتش الواحد تكون 20/50 = 0.40 جنيه (40 قرش) للساندويتش الواحد. معرفة مستويات الأنتاج تساعد الشركة أو المصنع على حساب السعر الدقيق للمنتج أو الخدمات التى تؤديها الشركة.

التحفيز والأنتاجية:

          العديد من الأشياء قد تؤدى إلى أنخفاض مفاجئ فى أنتاجية العمال. فقدان التواصل، والنفسيات المحطمة قد تحدث بين الموظفين فى أى أدارة، وعلى المشرف أن يكون متيقظ لأى أنخفاض أو تغيير فى معدلات أنتاجية الموظفين.

يجب أن تعمل على تحفييز الموظفين وذلك بأعطاؤهم بعض الواجبات المحببة لهم، أو تغيير الوظائف بصفة دورية لتجنب الملل، او يمكنك عمل دورات تدريبية لهم.

بناء العلاقات الطيبة:

          المهارات الفنية التى تمتلكها هى من الاهمية لأنك يجب أن تعرف كيف تؤدى عمل أو وظيفة ما قبل أن تحاول ان تعلمها لموظفيك أو ان تشرف عليهم وهم يؤدونها. وبالتالى يجب أن يكون تركيزك كمشرف على نقل الخبرات التى تمتلكها لموظفيك بدلاً من الأعتماد على نفسك للقيام بكل الأعمال.

إقضى الوقت فى تحسين علاقاتك:

          كمشرف، سيكون لديك العديد من العلاقات والمسئوليات. فى الحقيقة سيكون لديك العديد من المهام لتقوم بها أكثر من الوقت المتاح للقيام بها، وبالتالى يجب علين ان تختار وتقوم بتحديد أولويات المهام الموكلة إليك. الأهمية القصوى من وقتك ومجهودك يجب أن تخصص للحفاظ على معدلات عالية من الأنتاجية لموظفي أدارتك.

إنجز أعلى معدلات من الانتاجية فى زمن أقل:

          الموظفين الجدد يتوقعون الحصول على مرتبات أعلى ومكافأت أكبر فى زمن قليل. لقد أصبح عمر الموظف فى اى شركة أقل منه عما مضى، التنقل من وظيفة لأخرى أصبح اسرع. نسب التقدم فى معظم الشركات اصبحت أسرع، ومصاريف التدريب زادت أكثر.

إبنى مستقبلك الوظيفي بالقيادة:

          تأخذ الإدارة العديد من المتغيرات عند التفكير فى ترقية أحد المشرفين إلى وظيفة قيادية أعلى. لا شيئ يؤثر فى هذا القرار مثل مشرف يمتلك علاقات جيدة وله القدرات على تحفيز موظفيه لزيادة الأنتاجية.

فكر فى الجودة:

          إدارة الجودة الشاملة total quality management، الهدف منها هو الحصول على أعلى أنتاجية، وأعلى جودة وذلك فى سبيل المنافسة على المستوى المحلى والعالمى. المساهمين والمديرين التنفيذيين يعتمدوا على المشرفين لتحقيق هذه الاهداف من أدارة الجودة الشاملة.

          المشرفين لهم دور فريد وفى أحيان أخرى متناقض. فعلى الرغم من أنهم يجب ان يمتلكوا المهارات الوظيفية والمعرفة الكافية لأداء المهام التى يطلبون من موظفيهم اداؤها، إلا أنه يجب عليهم أن يمتنعوا فى احياناً كثيرة عن أداء تلك المهام بنفسهم. لأن المشرفين يجب عليهم أن يكرثوا معظم وقتهم لتطبيق معايير الجودة وزيادة معدلات الأنتاج.

يجب على المشرفين أن يعلموا الأخرين كيفية الوصول إلى أقصى معدلات الأداء. المشرفين يحققون أهدافهم عن طريق مجهود موظفين اخرين، ولهذا فأن هذا يتلطب العمل من منظور مختلف وحساس للوصول إلى الاهداف المطلوبة.

تابع الجزء الرابع