نصائح لتطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP

 في بيئة متنقلة عالمية ، تبحث المؤسسات عن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التى تقوم بأكثر من الاندماج مع نظام قديم. ولكن مع وجود العديد من الحلول المتاحة، كيف تختار البرنامج المناسب لمؤسستك؟ يقدم مسؤولو تكنولوجيا المعلومات وخبراء تخطيط موارد المؤسسات 11 نصيحة للحصول على عائد على استثمار برنامجك.

1.     وثق أهداف العمل، وضع خطة التنفيذ والدعم:

إن نجاح عمليات تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP تعتمد بشكل أساسى على التوصيف الجيد لمشاكل العمل وتقييمها جيدا وتحديد نطاقها. كلما تم تحديد مشاكل العمل بدقة، كلما زاد احتمال قيام نظام تخطيط موارد المؤسسات بمعالجة المشكلة. قم بتحديد المشاكل التى تريد أن يقوم البرنامج بحلها بشكل محدد وقابل للقياس قدر الإمكان وقم بربطها بالأهداف العامة لشركتك.

اجمع قائمة بمتطلباتك الأكثر أهمية، بما فى ذلك الوظائف، الدورات المستندية، تكامل الأنظمة، الحوكمة، المخاطر، والامتثال، ترحيل و تحويل البيانات، ذكاء الأعمال، وإعداد التقارير، والتدريب.

حدد أسلوب التنفيذ والإطار الزمنى. ما مدى تعقيد عملية ترحيل و تحويل البيانات الخاصة بك؟ هل تبحث عن ترحيل ملخص للبيانات أم تريد ترحيل تفاصيل كل عملية؟ ما مدى نظافة بياناتك اليوم؟ هل تتطلع إلى البدء بتطبيق مجموعة أساسية من وظائف نظام تخطيط موارد المؤسسات، ثم التوسع فى استخدام العديد من الوظائف فيما بعد؟

ولا تنس فريق تكنولوجيا المعلومات عند اختيار الحل. ما هى مهارات فريق تكنولوجيا المعلومات المتوفرة لديك اليوم فى الشركة مقابل المهارات التى تحتاج إليها للمساعدة فى تطبيق النظام؟

من خلال الإجابة على هذه الأسئلة، سيكون لديك معالجة أفضل على ما تحتاجه فى نظام تخطيط موارد المؤسسات وتكون فى وضع أفضل للنجاح.

2.     اتخاذ قرار بشأن نموذج التسليم:

اسأل نفسك ما هو نموذج تسليم Delivery Model للـ ERP المناسب لشركتى؟ إن الخيارات الأساسية الثلاثة هى تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات داخل المؤسسة on premise، أو حلول الاستضافة والادارة hosted/managed service ، أو حلول إدارة المعلومات السحابية Cloud.

تقليدياً، توفر حلول تخطيط موارد المؤسسات المستضافة hosted أو الموجودة داخل الشركة on premise أكبر قدر من المرونة فى تلبية احتياجات الشركة، لكنها أيضا باهظة التكلفة. أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية الغنية بالمميزات مع أدوات التطوير القوية تظهر بسرعة فى الافق، ولكن قبل أن تستثمر فى حل قائم على الحوسبة السحابية تأكد من أنه يلبى احتياجاتك وأن بياناتك ستكون آمنة (مدعومة ومحفوظة بشكل صحيح).

3.     قارن الحلول:

هناك العديد من باعة تخطيط موارد المؤسسات العاملة على مستوى العالم ومع هذا قد لا يفى كل نظام تخطيط موارد المؤسسات بنسبة 100٪ من متطلبات مؤسستك. لذلك من المهم تحديد الأولويات وإنشاء مصفوفة من الوظائف التى يتطلبها العمل وترتيب جميع موردى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تبعا لهذه المصفوفة. من خلال القيام بذلك، سيكون من الأسهل اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات الذى يوفر الحد الأقصى من الوظائف المطلوبة ويعطى أيضا عائد الاستثمار المتوقع.

يجب على الشركات أن تنظر بعين الاعتبار إلى الأنظمة المرنة التى تتكامل مع الأنظمة الأخرى لتعطيك المزيد من المعلومات الهامة.

وبالمثل، من المهم أن يكون حل ERP قابلاً للتهيئة configurable. لا تعنى قابلية التهيئة إمكانية إعادة كتابة أكواد البرنامج لتلائم احتياجاتك. ولكنها تعنى امتلاك القدرة على تغيير الإعدادات داخل البرنامج بحيث يناسب مؤسستك مثل البدلة التى تم تفصيلها خصيصا لك.

4.     اختر الباعة الاخصائيين بعناية:

عند اختيار أحد موردى تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، قم بواجبك من خلال التواصل مع محللى الصناعة ومجموعات المستخدمين والمستشارين الآخرين، ومن خلال إلقاء نظرة على البرامج التى تم تنفيذها فى الشركات الأخرى لنظام ERP، وبذلك ستحصل على مؤشر قوى على نقاط القوة والضعف الحقيقية للبائع.

بالإضافة إلى ذلك، خذ الوقت الكافى لمعرفة أى من باعة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات يبقون على أعتاب هذه الاتجاهات ويستثمرون في التقنيات الناشئة، لا يكفى حل مشاكل الأعمال اليوم فقط بل يجب أن يكون بائعى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات قادرين على إظهار استراتيجية نمو طويلة الأمد يمكن أن تساعدك في الحفاظ على القدرة التنافسية في المستقبل.

وأخيرا، اطلب من البائعين تقديم سابقة الأعمال للمشاريع التى قاموا بتنفيذها، وأختر واحد أو أكثر من هؤلاء العملاء والذى يشترك في تخصصك وحجم أعمالك، وعندما تتحدث إلى هذا العميل، احفر عميقا واسأل عن التحديات التى واجهتها هذه الشركة مع النظام وكيف كانت استجابة البائع لهذه التحديات. واسأل هذا المرجع ما الذى يتمنى تغييره فى البرنامج لو كان بإمكانه ذلك.

5.     التركيز على الأساسيات:

بدلاً من بناء لوحات معلومات dashboards ثرية، أو أتمتة العمليات غير المخططة أو غير الموثقة، عالج الأساسيات: الادارة المالية، والموارد البشرية والرواتب، والمشتريات، والمبيعات، وإعداد التقارير.

إنشئ الأساس الذى يحافظ على عمل الشركة ويفرض توحيد البيانات من اليوم الأول. الرسومات الدائرية، والأعمدة البيانية تبدو رائعة في اجتماعات مجلس الإدارة، ولكن ليس فى حالة أن البيانات غير صحيحة. قم بإنشاء الوظائف الأساسية والبيانات الصحيحة كأساس للوظائف الإضافية والتحسينات.

6.     اختر الرفيق قبل الطريق:

العديد من المنظمات تجد أن إشراك خبراء خارجيين لتطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هو أمر أساسى فى نجاح تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات. فقط تأكد من قيامك بتوظيف شركة استشارات ERP تابعة لجهة خارجية تفهم عملك وأهدافك التنظيمية بالإضافة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات الذى تقوم بتطبيقه.

الشريك الذى تختار شركتك العمل معه هو أهم قرار ستتخذه خلال تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات. يجب أن يكون شريك التنفيذ على دراية تامة بصناعتك وأن يفهم تماما طبيعة عملك، وأن يعمل عن كثب معك طوال عملية تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات.

7.     الاستثمار في التدريب:

قبل طرح برنامجك الجديد على مستوى الشركة، أو حتى إلى مستوى أحد الاقسام، يستحق الأمر الاستثمار فى فريق أساسى من المستخدمين وتدريبهم على البرنامج الجديد، حتى وإن جعل ذلك أعضاء الفريق بعيدا عن وظائفهم الأساسية.

8.     التركيز على البيانات وكيفية إدارة التغيير:

معظم التأخيرات فى تطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات يمكن إرجاعها إلى عدم التركيز فى الحصول على البيانات الرئيسية Master Data وبيانات حركات العمل Transaction Data جاهزة فى الوقت المناسب، أو عدم التوافق حول إجراءات العمل الجديدة ومدى تأثيرها على المستخدمين النهائيين.

حتى إذا كنت تبنى نظاما مثاليا، قد لا تنجح عملية تشغيل البرنامج الخاصة بك بدون بيانات عالية الجودة وأن يكون مستخدمى البرنامج داخل الشركات مستعدين لاحتضان البرنامج الجديد. ابدأ في وقت مبكر على هاتين الجبهتين لتجنب المفاجأت غير المرغوب فيها.

9.     تجنب الافراط في تخصيص حل ERP الخاص بك:

فى حين أن بعض التخصيصات customization   يعتبر أمر ضرورى حتى يتوافق نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد مع طبيعة العمل فى مؤسستك، إلا أن الكثير من المؤسسات تقوم بالمبالغة فى طلبات تخصيص النظام الجديد، لدرجة أنه بعد عدة سنوات لاحقة، لا يمكنها ترقية النظام دون أن تفقد كل هذا العمل المخصص. يمكنك تجنب ذلك عن طريق تقليل كمية التخصيصات التى قام بها مورد ERP الخاص بك، أو عن طريق كتابتها بلغة مستدامة (لا تعتمد على البائع) مقدما.

10.            قياس النتائج:

حدد المقاييس لتحديد مدى نجاح النظام في تحقيق أهداف العمل المحددة ، ثم تتبع التقدم والاستمرار في القياس - حتى بعد التنفيذ.

11.            حافظ على برامجك محدثة باستمرار:

تأكد وأطلع على آخر التحديثات الدورية للبرامج والإصدارات التى يوفرها مورد (ERP). لأنه لو كان البرنامج الخاص بشركتك لا يتم تحديثه بصورة دورية سيجعل النظام الخاص بك أكثر صعوبة في دعمه بمرور الوقت وسيؤدى إلى زيادة تكلفة الملكية الخاصة بك. كما أنه سيجعل الأمر أكثر صعوبة وأكثر كلفة للترقية إلى الإصدار الرئيسى التالى.

المصدر:

https://www.cio.com/article/2385839/software/enterprise-software-11-tips-for-deploying-erp-applications.html?nsdr=true#tk.cio_rs