2013-09-13

إدارة الأعمال - الجزء الثانى

مبادئ إدارة الأعمال

ادارة الاعمال
واجبات الإدارة Roles of Management:
يمكن تعريفها على انها مجموعة منظمة من التصرفات والأفعال.
إن علم الإدارة لا يختلف من شركة لأخرى بغض النظر عن طبيعة نشاطها. فبعض الادوار التى تؤديها الإدارة هى واحدة فى كل الشركات.

تنقسم الادوار التى تقوم بها الإدارة إلى ثلاثة أدوار رئيسية، وذلك وفقا للتقسيم الذى قام به هنرى منـتـزبيرج: أدوار شخصية، ادوار أعلامية ومعلوماتيه، ادوار لأتخاذ القرار.
هذه الادوار قد يُنظر إليها على أنها الأساس لتقييم كفاءة المديرين.


مجموعة الأدوار الشخصية:
وتنقسم بدورها إلى ثلاثة مجموعات من الادوار يقوم بها المدير:

الرئيس الشرفى figurehead:
كرئيس شرفى تمثل شركتك يجب ان تقوم بالأدوار الاجتماعية، القانونية، أن تكون الملهم لمرؤوسيك فانت الرئيس الشرفى. فبصفتك المسئول عن أدارتك أو مجموعتك فأنت تتلقى المديح والثناء عند اجادتك، ويجب ايضاً ان تكون مستعدا لتحمل المسئولية فى حالة أنخافض أداء فريق عملك مثلاً.


القائد leader:
الدور القيادى هو من صميم أعمال المدير. فانت كقائد تحدد العلاقة بينك وبين مرؤوسيك. يجب أن تخلق الجو العام المناسب لتحقيق أهداف الشركة. يجب ان تحفز، تجيب عن الأسئلة، تشحذ الهمم، وفى الوقت المناسب يجب ان تحافظ على الأنضباط داخل أدارتك أو مجموعة عملك. وأنت كقائد يجب أن تحافظ على التوازن بين أحتياجات شركتك، واحتياجات مرؤوسيك. لا تفقد أبداً التركيز على تحقيق أهداف الشركة.

مركز الاتصال liaison:
أنت مركز الاتصال والتواصل بين مرؤوسيك وبين المستوى الأدارى الأعلى. يجب أن تستخدم مهاراتك فى خلق، والحفاظ على شبكة من العلاقات الداخلية والخارجية التى تسهل تبادل المعلومات من و إلى أدارتك أو مجموعة عملك.


مجموعة الأدوار الإعلامية والمعلوماتية

وتنقسم بدورها إلى ثلاثة مجموعات من الأدوار يقوم بها المدير

الرقابة:
دورك كمراقب يحتم عليك ان تقوم ببناء نظام ذكى. فانت تتلقى المعلومات وتبحث عنها فى كل وقت ومن كافة المستويات داخل وخارج شركتك. لهذا فانه من المهم بالنسبه للمدير أن يحصل على المعلومات لكى يقيم الاداء العام للشركة ويعرف مدى كفاءة انتاجيتها، وتطورها المستقبلى. المدير يمكن أن يراقب أداء مرؤوسيه، الأتجاهات العامه للشركة، والتحليلات المالية، ومؤشرات الاداء العام وذلك بهدف أستخدامها فى أتخاذ القرارات لتحقيق أهداف الشركة. وعند قيامك بدور المراقب، يمكنك أن تكتشف التغييرات، المشاكل، والفرص المتاحه قبل ان ينصرم الوقت الملائم لأتخاذ القرار الصحيح.

الناشر:
أنت مسئول عن تبادل المعلومات بينك وبين مرؤوسيك، نظرائك فى الادارات المختلفة، والإدارة العليا. أنت القناة التى تسرى من خلالها المعلومات من مستوى للمستوى التالى. أنت مسئول عن مشاركة الأهداف، السياسيات العامة، والأوامر بينك وبين مرؤوسيك. يجب أن تشارك معدلات الأداء، معدلات تقدم الانتاجيه، الأفكار الجديدة، والمبادرات مع رؤسائك.

المتحدث الرسمى:
أنت فى هذا الجزء مطالب بان تكون كرجل العلاقات العامة. وبصفتك رجل الملعب فأنت قد تضطر إلى الضغط على الإدارة العليا من أجل مصلحة موظفيك، او تضغط على موظفيك من اجل مصلحة الشركة. وبناء على صلاحيات وظيفتك، فقد تكون محامى العملاء أو المساهمين فى الشركة ، أو تمثل شركتك امام هذه الاطراف أيضاً. وبصفتك المتحدث الرسمى، يجب عليك أن تبقى الأخرين على أطلاع باهم الخطط والأنجازات والسياسيات فى أدارتك.

مجموعة أدوار أتخاذ القرار: 
      وتنقسم بدورها إلى أربعة مجموعات من الأدوار يقوم بها المدير: يمكنك كمدير تتحلى بروح المبادرة ان تقدم وتعرض الافكار الجديدة، تؤسس لتعليمات جديدة، وتتحكم فى التغييرات التى تتم فى شركتك. المدير يمكنه أيضاً ان يطور برامج تؤدى إلى زيادة حصة الشركة فى السوق، الأنتاجية، الكفاءة، أو برامج تحقق الرضاء للعاملين. كما يجب عليك أيضاً أن تشجع الاخرين على تطوير مثل هذه البرامج.

      معالج الأضطرابات والمشاكل:
       أنت هنا مثل رجل الأطفاء الذى يجب عليه أن يواجه المشكله ويحاول أخمادها قبل أن تنتشر وتؤثر على الشركة ككل. الأضطرابات والمشاكل قد تكون ناتجة عن فريق العمل نفسه، الموارد، أو مجموعة من الاجراءات السابقة التى ادت الى ظهور المشاكل والأضطرابات. وبصفتك كمدير يجب عليك أن تقييم الامر بهدوء وتتخذ الاجراءات المناسبة لحل هذه المشاكل والأضطرابات. هذه الاجراءات قد تشمل اعادة توزيع القوى العاملة، أو أعادة تجهيز موقعك بما هو مناسب من ادوات أدت إلى ظهور المشكلة، او خلق اجراءات جديدة.

      منظم الموارد:
      كمدير يجب عليك أن تخصص الوقت، المال، الموارد، والعمالة بكفاءة وفعالية وذلك بهدف تحقيق أهداف الشركة. يجب عليك ان تقوم بجدولة الواجبات لكل فرد فى ادارتك (ولك ايضاً)، تخول الصلاحيات لمرؤوسيك، وتحدد الاولويات اللازمة لأتمام العمل. فهذه الاجراءات تضمن توزيع العمل بعدالة بين الموظفين، وعدم تحميل أحدهم أعباء لا يستطيع القيام بها. فيجب على المدير أن يحدد ماذا سيتم عمله؟ ومن الذى يجب أن يعمله؟ وباى طريقه يتم العمل بها.

     المفاوض:
      يجب عليك ان تكون قادراً على أداء دور المفاوض داخلياً بين ادارتك وبين الادارات الاخرى، او خارجياً بين شركتك وبين الشركات الاخرى.

تطوير المهارات الادارية:
     بأمكانك دائماً تطوير وتحسين مستقبلك، وان تزيد من مستوى رضائك عن نفسك باتباع مسار ثابت لتطوير ذاتك. يمكنك تحسين مهاراتك الأدارية لدفع مستقبلك الوظيفى للأمام. فبغض النظر هل انت مدير حديث الخبرة وترغب فى تحسين مستواك الوظيفى، أو أنت مدير ذو خبرة طويلة فى منصبك وترغب فى مزيد من التقدم. فهناك دائماً فرصه لتطوير ذاتك. ومن الأمثلة التى يمكن أن تتبعها لتطوير نفسك:

     أبحث دائما عن الأنشطة التى تزيد من قدرتك وتصقلها وتنميها وتدربها فى اساسيات وظيفتك كمدير وهى التخطيط، التنظيم، القيادة، و الرقابة. 
     
      يجب أن تبحث عن الأنشطة التى تزيد من مهاراتك فى القيادة. القيادة هى احد المتطلبات الرئيسية للمدير فى كل الشركات.
     
     قُم بتطوير وأبتكار أساليب جديدة لتحقيق أهداف وطموحات شركتك.
   
     أبتكر طرق لتحفيز، وقيادة الآخرين لكى يقوموا هم أيضا بمساعدتك فى تحقيق أهداف وطموحات شركتك.

     أذا كنت مشرفاً، قُم بتطوير قدراتك على الأشراف، القيادة، ومراقبة الموظفين لديك فى أدارتك. هذا يتطلب قدر كبير من المعرفة فى مجالات قياس أداء الموظفين، أدارة الاجتماعات، أدارة المشاريع، أدارة الوقت، و أدارة الضغوط والأزمات.

       لا تهتم بصغائر الامور:
       لا تركز على الأشياء الصغيرة التى لا تستحق ذلك. أترك الفرصة للموظفين لكى يطوروا مهاراتهم فى ادارة تفاصيل العمل اليومية، واختبر نتائج أعمالهم فى النهاية لكى تتأكد انهم ماضون قدما فى اتجاه تحديد أهداف وطموحات الشركة.
        يجب أن تركز على المواضيع الأستراتيجية التى تحقق أهداف الشركة.

          حول رؤية الشركة إلى خطة عمل:
         ساعد الموظفين على معرفة أهداف الشركة، وضع له خطة العمل المناسبة لتحقيق تلك الأهداف. ووضح لهم كيف سيتحسن مستقبلهم الوظيفي عندما يكونوا مشاركين فى تحقيق أهداف الشركة.

         شارك مهاراتك الفنية والعملية مع من يحتاجها:
         لا تبخل بمعلوماتك، ومعرفتك الفنية، فقد تظن انك الوحيد الذى تمتلك هذه المعلومات القيمة وهذا يجعلك متفردأ ومطلوب دائما فى شركاتك. ولكن هذا الأعتقاد خاطئ، فمشاركتك معلوماتك مع الاخرين تظهر مدى قدرتك وعلمك وتساعد الشركة على أتخاذ القرارات الصحيحة دائماً، وتجعل الموظفين الأصغر يثقون بك ويقدروك.

         قم بادارة التغييرات، والأشخاص فى نفس الوقت:
         يجب أن تعلم أن التغييرات لا مفر منها فى سوق العمل. والتغيير أيضاً ضرورى للشركة لكى تبقى ناجحة دائماً. بقبولك المتغيرات وأحتوائك لها يمكنك أن تصبح القائد بين زملائك وموظفيك. قم بمساعدة الأخرين الأقل خبرة أثناء الفترات الأنتقالية.

         قم بادارة التغييرات، والأشخاص فى نفس الوقت:
         يجب أن تعلم أن التغييرات لا مفر منها فى سوق العمل. والتغيير أيضاً ضرورى للشركة لكى تبقى ناجحة دائماً. بقبولك المتغيرات وأحتوائك لها يمكنك أن تصبح القائد بين زملائك وموظفيك. قم بمساعدة الأخرين الأقل خبرة أثناء الفترات الأنتقالية.
         تعلم الطرق المختلفة للتعامل مع المتغيرات، وانقل هذه الخبرات للموظفين الأقل خبرة.

         تفهم البيئة المحيطة باعمالك:
               كن على وعى دائماً بالمتغيرات الخارجية من حولك، مثل المنافسين، وتاثير تلك العوامل الخارجية على أعمال شركتك. اقرأ النشرات الاخبارية والتقارير المتعلقة بالعمل لكى تبقى دائماً متابعا لكل ما هو جديد.

         مهارات الإدارة، وأدوارها:
         هناك العديد من المهارات المختلفة الضرورية لك لكى تصبح مديراً ناجحاً، ولكن هناك بعض المهارات والأدوار التى يجب ان تحتفظ بها فى صندوق ادواتك لحين اللزوم.
         فكما قلنا سابقاً إن الأدوار الرئيسية للمدير هى اربعة (وفقا لنظريات فويل)، وهم: التخطيط، التنظيم، القيادة، والرقابة. وهذه الادوار من الاهمية بمكان لكى تتمكن من أن تحقق اهداف وطموحات الشركة.

          التخطيط: وهو يتضمن تحديد الاهداف، الوسائل، والموارد اللازمة للشركة كى تؤدى عملها بكفاءة.

          التنظيم: ويتطلب الأستخدام الجيد للموارد اللازمة لتحقيق خطط الشركة. وهذا يتطلب انشاء العلاقات وتخصيص الموارد اللازمة لتحقيق اهداف الشركة.

        القيادة: وتتضمن الأشراف على الموظفين والعمال، وقيادتهم ومساعدتهم.

        الرقابة: هذه هى خطوات واجراءات التصحيح. يجب على المدير ان يتأكد أن الاجراءات التى تم أتخاذها، وان معدلات الاداء الفعلية للموظفين تتطابق مع ما تم التخطيط له فى المراحل السابقة. فأذا كانت مؤشرات الأداء الحالية لا تتطابق مع الخطة يجب على المدير أن يتخذ الخطوات اللازمة لتصحيح الخطأ والعودة إلى مؤشرات اداء تتوافق مع الخطة الموضوعة.

       المهارات الوظيفية: وهى تشمل المهارات التى تعلمتها فى المدرسة او الجامعة او فى الدورات التدريبية. وهى تتضمن التخطيط الأستراتيجى، ادارة المعلومات، الإدارة المالية، و اخلاقيات العمل المهنى.
        المهارات الوظيفية تتضمن ايضاً مهارات القيادة، وادارة شئون الموظفين بما تتضمنه من التعيينات، تقييم الموظفين، إنهاء خدمة الموظفين، تفويض الصلاحيات، تحديد الأهداف، والتحفيز.

        المهارت المهنية: هى المهارات والمعلومات الفنية الخاصة التى انت مسئول عنها فى شركتك. وغالبا ما يتضمن هذا المنتج أو الخدمة التى تنتجها او تقدمها شركتك. وهذه المهارت قد تكون جزء من خبراتك قبل أن تنضم للعمل بالشركة مثل المحاسب والمهندس وغيرهم، أو تكون مهارات ومعلومات خاصة بالشركة التى تعمل بها فقط.

        مهارات أخرى مفيدة: هناك بعض المهارات الاخرى المفيدة التى ستفيدك أثناء عملك كمدير. وهى تتضمن المهارات الأدارية، مهارات التواصل، مهارات الاتصال، ومهارات ادارة الذات.


         المهارات الأدارية: وتشمل ادارة الوقت، أدارة المشاريع، تحليل المشكلات، و اتخاذ القرار.

         مهارات الأتصال: تشمل كتابة خطابات الاعمال، القاء الخطب للعامة، والأستماع الفعال.

         مهارات التواصل: تشمل ادارة الأجتماعات، أدارة التعارضات، وبناء فريق العمل.

          مهارات أدارة الذات: وتشمل أدارة الضغوط والأزمات، وتطوير المستقبل الوظيفى.

         مهارات الإدارة الفعالة:
           روبرت كاتز، قام بتقسيم المهارات اللازمة للمدير إلى مجموعات مختلفة من الأقسام، وهى:

          المهارات النظرية Conceptual skills: الأبداع الفكرى، التخطيط الأستراتيجى، و تحديد الاهداف.

          المهارات التقنية Technical skills:  المعرفة التامة بمنتج أو خدمة معينة.

          المهارات الأنسانية Human skills: مثل التعامل مع الأخرين.


          وظائف مديرو الصف الاول (المشرفين):
         بالنسبة لمديرو الصف الاول، فأن مصطلحات مثل العلاقات الانسانية، التحفيز، السلوك، والقيادة مصطلحات قد تاخذ معنى جديد. فان فهم الطبيعة البشرية والعلاقات بين الأفراد ستصبح بذات الاهمية مثل معرفة أخر المستجدات التقنية بالنسبة لعملك.

             عندما تتحول من موظف إلى مشرف ستجد ان أهتماماتك ستتغير ستجد انك تركز على الأفراد اللذين يؤدون العمل وليس على الأدوات أو الأشياء التى يؤدون بها العمل.

         عندما تصبح مشرفاً، ستكتشف ان تحفير أحد مرؤوسيك لكى يزيد من معدل انتاجيته سيصبح مهم مثل أستخراجك لأحد التقارير المهمة. إن تحسين أداء أحد الموظفين سيجذب أنتباهك مثل أهتمامك بمعدلات الانتاج، المواعيد المطلوبة للتسليم، وخطط المبيعات. يجب أن تتحول من مهتم بالأشياء إلى مهتم بالأفراد.

           لن تستطيع الانجاز بمفردك بعد الآن:
           بصفتك مشرف او مدير الصف الأول، فأن الاعمال التى تقوم بادؤها بمفردك ستصبح من الدرجة الثانية بالنسبة لأهتماماتك، بينما ستاتى العلاقات التى تبنيها مع الأفراد اللذين يؤدون معظم الاعمال فى أدارتك- فى الدرجة الأولى.

                يجب أن تحقق الأنجازات عن طريق تعلم أن تدير الآخرين، تدربهم، وتخلق لهم الجو المناسب للأبداع والانجاز. أنت الآن مسئول عن أنتاجيه كل فرد فى أدارتك.
          
          ستهتم الإدارة العليا بمدى أنتاجية الإدارة كلها التى تخضع لأدارتك، وليس بمقدار ما تقوم أنت بعمله منفرداً. وإذا لم تتقبل هذه الحقيقة، فلن تكون سعيداً كمدير.

           يجب أن يتعلم المشرفين ومديرو الصف الأول أن السعادة فى العمل ستصبح فى التعامل مع الأفراد وليس فى التعامل مع الأشياء. إن مستقبلك الوظيفى مرتبط بأيدى هؤلاء اللذين تتولى الأشراف عليهم، لذلك يجب أن تشعر بالفخر وأن تبنى النظم والطرق التى تخلق المناخ المناسب لموظفيك لكى يحققوا الأهداف التى ترتضيها لنفسك ولأدارتك.

              يجب أن تبنى جسور من الثقة بين وبين مرؤوسيك، وتعمل من خلال هذه الجسور لتحقيق الآمال المرجوة. هذه الجسور تبنى على عدة أسس:


      •      أخلق جو من الاحترام والثقة.
      •      أستمع جيداً لأقتراحات الموظفين,
      •     لاحظ النزعات الفردية جيداً.
      •      أحرص على أن تكون الأتصالات ثنائية الاتجاهات.

        ليست هناك تعليقات:

        إرسال تعليق